Nel frenetico mondo degli affari di oggi, la gestione del tempo è diventata una risorsa inestimabile, a volte persino più preziosa dell’oro. Per un project manager, padroneggiare la gestione del tempo è come possedere una formula magica.
È questa padronanza che trasforma ogni secondo in un’opportunità, ogni minuto in un progresso e ogni ora in un trionfo.
La gestione del tempo nella gestione dei progetti è più di una semplice abilità: è un’arte. Quest’arte richiede una visione chiara, una strategia ben definita e una determinazione costante.
Si tratta di destreggiarsi abilmente tra scadenze rigorose, aspettative crescenti e risorse spesso limitate, assicurando che ogni elemento del progetto trovi il suo posto ideale.
In questo articolo approfondiremo le sfumature della gestione del tempo specifiche dei project manager, dalle sottigliezze della pianificazione dettagliata all’efficacia del multitasking.
Perché, in fin dei conti, un project manager che eccelle nella gestione del tempo è davvero la chiave del successo di un progetto.
1 – Pianificate il progetto nel dettaglio
Il successo di un progetto dipende fondamentalmente da una pianificazione rigorosa e ben ponderata.
Kahn e al. (2019), nel loro studio intitolato “Project Planning, Project Success and Project Risk”, sottolineano l’importanza cruciale di questa fase.
Non la considerano un semplice elenco di compiti da spuntare, ma piuttosto una mappatura strategica del progetto nel suo complesso.
Questa mappatura non solo definisce le fasi da seguire, ma anticipa anche i potenziali ostacoli e rischi insiti in ogni fase del progetto.
Che si tratti di sfide organizzative, tecniche, tecnologiche o persino economiche, un’attenta pianificazione consente di sviluppare strategie per mitigarle o superarle.
Secondo questi autori, una pianificazione dettagliata va oltre la semplice burocrazia.
È il cuore pulsante della strategia di progetto.
Quando viene eseguita con cura e precisione, aumenta notevolmente le possibilità di portare a termine con successo un progetto.
Serve come bussola del team, guidando ogni membro attraverso le complessità e le sfide del progetto, assicurando che tutti sappiano esattamente quale direzione prendere e come arrivarci.
Consiglio pratico
Quando pianificate il vostro progetto, non limitatevi a elencare i compiti da svolgere.
Immergetevi in un’analisi approfondita dei rischi potenziali associati a ciascuna fase.
Utilizzate strumenti di valutazione del rischio per anticipare le sfide future.
Organizzate workshop di brainstorming con il vostro team per identificare e classificare questi rischi, quindi sviluppate strategie di mitigazione per ciascuno di essi.
Questo approccio proattivo non solo renderà il vostro piano più solido, ma instillerà anche una cultura di vigilanza e preparazione all’interno del vostro team.
2 – Prioritizzate i compiti enfatizzando le ricompense
Quando si gestisce un progetto, il modo in cui si presentano e si assegnano le priorità ai compiti può avere un impatto notevole sulla motivazione e sulle prestazioni del team.
Un affascinante studio di Vassena e al. (2019) offre alcune indicazioni in merito.
Secondo la loro ricerca, dare priorità alle ricompense rispetto allo sforzo può migliorare significativamente le prestazioni, soprattutto quando vengono offerte ricompense elevate per compiti difficili.
Immaginate questo: invece di dire al vostro team “Questo compito sarà difficile, ma è essenziale”, trasformatelo in “Completare questo compito ci porterà molto più vicini al nostro obiettivo finale e il successo sarà ancora più gratificante”.
In altre parole, enfatizzate la potenziale ricompensa piuttosto che lo sforzo richiesto.
Può sembrare semplice, ma questo sottile cambiamento può fare la differenza in termini di motivazione e impegno.
Quindi, la prossima volta che vi troverete di fronte a un compito scoraggiante o a una sfida importante nel vostro progetto, ricordate le conclusioni di Vassena e del suo team.
Date priorità e presentate le ricompense in modo attraente e potreste assistere a un aumento significativo dell’entusiasmo e delle prestazioni del vostro team.
Consiglio pratico
Il consiglio è quello di enfatizzare le ricompense, e più precisamente :
Evidenziate i vantaggi: prima di assegnare un compito, evidenziarne i vantaggi diretti, in termini di riconoscimento o di opportunità future.
Comunicate in modo positivo: Presentare il compito enfatizzando le ricompense piuttosto che le sfide.
Celebrate regolarmente: ogni risultato, anche se minimo, merita un riconoscimento per aumentare la motivazione.
Siate sinceri: offrite ricompense realistiche per mantenere la fiducia del team.
3 – Delegate come un leader
Secondo un recente studio di Baker e al. (2022), la delega è molto più di un semplice passaggio di compiti.
È un atto di fiducia, un’opportunità di crescita e un pilastro fondamentale di una leadership efficace.
In un mondo professionale in costante evoluzione, in cui i team aspirano a maggiore autonomia e riconoscimento, saper delegare è diventata un’abilità essenziale per qualsiasi leader.
Delegare significa riconoscere e sviluppare il potenziale di ogni membro del team.
Si tratta di dare loro l’opportunità di eccellere, acquisire nuove competenze e rafforzare il loro impegno nell’organizzazione.
Ma attenzione, delegare non significa liberarsi dalle proprie responsabilità.
Come sottolineano gli autori dello studio, è essenziale distinguere la vera delega dal semplice “scarico” di compiti, che consiste nell’affidare ad altri compiti poco interessanti o noiosi senza avere l’autorità necessaria per assumere il controllo del processo.
La delega richiede una comunicazione chiara, fiducia reciproca e un monitoraggio regolare per garantire il successo.
Consiglio pratico
Quando delegate un compito, prendetevi il tempo di discuterne con il membro del team interessato.
Assicuratevi che abbiano le risorse necessarie e una chiara comprensione delle aspettative.
Stabilite scadenze chiare e programmate incontri regolari di verifica per discutere l’avanzamento del compito e gli eventuali ostacoli incontrati.
In questo modo si creerà fiducia reciproca e si garantirà il successo della delega.
4 – Gestite le interruzioni in modo saggio ed efficace
Il mondo del lavoro è pieno di interruzioni, ma non tutte sono ostacoli insormontabili.
Infatti, uno studio dettagliato di Brazzolotto (2020) fa luce su questa realtà spesso trascurata. Immaginatevi nel bel mezzo di un compito e all’improvviso arriva un’interruzione.
È sempre una cattiva notizia? Non necessariamente.
Ogni interruzione ha il suo colore, la sua consistenza.
Può essere influenzata dalla natura del compito, dalle dinamiche con i colleghi o anche dalla stanchezza che grava sulle spalle dopo una lunga giornata.
Brazzolotto ci invita a rendercene conto: evitiamo di raggruppare tutte le interruzioni.
Ognuna di esse merita un’attenzione specifica e una risposta adeguata.
Ma c’è di più. Alcuni compiti sono come fiori delicati, sensibili alla minima brezza.
L’autore sottolinea l’importanza di proteggerli e di dare loro una priorità. Sì, le interruzioni a volte possono essere come venti violenti.
Ma non dimentichiamo che possono anche essere brezze rinfrescanti, capaci di scacciare i nostri errori o di riaccendere la nostra fiamma interiore.
Al centro di questa danza con le interruzioni c’è la nostra mente.
Le nostre capacità cognitive, gli strumenti mentali che affiniamo giorno dopo giorno, determinano in larga misura il modo in cui reagiamo a queste interruzioni.
Comprendendo i nostri punti di forza e i nostri punti ciechi, possiamo diventare veri e propri navigatori, in grado di navigare con sicurezza in un mondo professionale in costante evoluzione.
Consiglio pratico
Per gestire meglio le interruzioni, iniziate a identificare i compiti che richiedono la massima concentrazione e programmateli in periodi in cui le interruzioni sono meno probabili.
Inoltre, prendetevi del tempo per valutare voi stessi: comprendete i vostri punti di forza e di debolezza cognitiva e adattate il vostro ambiente di lavoro di conseguenza.
Ad esempio, se sapete di essere particolarmente sensibili alla durata delle interruzioni, cercate di limitare le interruzioni lunghe durante i compiti cruciali.
5 – Garantite un monitoraggio continuo della qualità
Il mondo della gestione dei progetti è in continua evoluzione e per navigare con successo il monitoraggio continuo è una bussola essenziale.
Un notevole studio di Lukianov, Gogunsky e Mazhei (2019) evidenzia questa realtà.
Questi ricercatori hanno approfondito le competenze dei project manager, rivelando che la chiave del successo non risiede solo nell’acquisizione di nuove competenze, ma anche nella capacità di monitorare e adattarsi in tempo reale.
Lo studio di Lukianov e del suo team rivela che il panorama dei progetti è come un organismo vivente, in continua evoluzione.
Le metodologie che erano rilevanti ieri potrebbero essere obsolete domani.
Gli strumenti che utilizziamo oggi potrebbero essere sostituiti da tecnologie più avanzate nel prossimo futuro.
E le aspettative dei nostri stakeholder, siano essi clienti, team o partner, si evolvono in linea con le tendenze e le innovazioni.
Di fronte a queste dinamiche mutevoli, lo studio sottolinea l’importanza di un monitoraggio rigoroso e strutturato.
Non si tratta semplicemente di controllare l’avanzamento di un progetto, ma di monitorare attivamente le competenze richieste, valutare le metodologie in uso e adeguare gli strumenti utilizzati. In breve, si tratta di un monitoraggio attivo, che ascolta attentamente il polso del progetto.
Lukianov e i suoi colleghi ci offrono una prospettiva preziosa: per garantire il successo di un progetto, non basta gestirlo, bisogna viverlo.
Ciò significa essere al passo con ogni fase, anticipare le esigenze future e adattarsi alle sfide attuali.
Consiglio pratico
Nel mondo dinamico della gestione dei progetti, la proattività è il vostro miglior alleato.
Organizzate sessioni di monitoraggio regolari per valutare l’andamento dei vostri progetti.
Siate attenti ai segnali, sia positivi che negativi, e adattate le vostre strategie di conseguenza.
Anticipando le esigenze e adattandovi alle sfide in tempo reale, garantirete non solo il buon andamento del progetto, ma anche il suo successo a lungo termine.
6 – Utilizzate i migliori strumenti per la gestione del tempo
Nel mondo digitale di oggi, dove le informazioni circolano a velocità vertiginosa, la capacità di gestire il tempo in modo efficace è diventata più che un’abilità, una necessità.
Per i lavoratori della conoscenza, quelli che manipolano e utilizzano le informazioni come risorsa principale, questa abilità è ancora più cruciale.
Lo studio condotto da Wu e Thong (2004) ci offre una prospettiva illuminante su questo tema.
Rivela che l’adozione di strumenti di gestione del tempo non è solo una tendenza, ma un approccio strategico per migliorare la produttività e l’efficienza sul posto di lavoro.
Ma attenzione: il mercato è pieno di strumenti e tecnologie, e non tutti sono all’altezza delle promesse che fanno.
Lo studio pone particolare enfasi su due criteri chiave: la soddisfazione degli utenti e l’efficacia percepita degli strumenti.
In altre parole, uno strumento, per quanto sofisticato, avrà valore solo se risponde veramente alle esigenze dell’utente e se viene percepito come un reale valore aggiunto in termini di gestione del tempo.
Di fronte a una tale moltitudine di strumenti, come si fa a fare la scelta giusta?
Gli autori di questo studio ci danno un indizio: l’importanza di una comprensione approfondita delle esigenze individuali dei lavoratori della conoscenza.
Ogni persona è unica, con i propri metodi di lavoro, le proprie sfide e le proprie preferenze.
Uno strumento perfettamente adatto a una persona può essere inadatto a un’altra.
Da qui l’importanza fondamentale di non affrettare i tempi.
Prendetevi il tempo necessario per analizzare le vostre esigenze, valutare i diversi strumenti, testarli in condizioni reali e infine scegliere quello che vi sembra più adatto alla vostra situazione personale e professionale.
Consiglio pratico
Prendetevi il tempo necessario per esplorare i diversi strumenti di gestione del tempo disponibili sul mercato.
Testateli per un determinato periodo di tempo, valutate la loro efficacia in relazione alle vostre esigenze specifiche e adottate quello che vi aiuta meglio a gestire il vostro tempo.
Non dimenticate di chiedere un feedback ai vostri colleghi o ad altri professionisti del vostro settore per beneficiare della loro esperienza e dei loro consigli.
7 – Tenete conto degli imprevisti
Nel mondo complesso e in continua evoluzione dei progetti tecnologici, l’incertezza è una costante. Si presenta a ogni passo, mettendo alla prova la nostra preparazione, adattabilità e resilienza.
Come sottolineano Reverdy e Roehrich (2016), noti esperti della Foundation for a Culture of Industrial Safety (FonCSI), questa incertezza può assumere diverse forme.
Può essere tecnologica, legata a cambiamenti improvvisi di strumenti o metodi; organizzativa, dovuta alle dinamiche mutevoli dei team; o contestuale, legata a fattori esterni imprevedibili.
Di fronte a queste sfide, è facile sentirsi sopraffatti, temendo ritardi, sforamenti dei costi o rischi per la sicurezza.
Tuttavia, questi autori offrono una prospettiva rinfrescante: queste incertezze, per quanto scoraggianti, non sono necessariamente ostacoli insormontabili. Anzi, possono essere catalizzatori di crescita e innovazione.
Invece di vederle come minacce, dobbiamo accoglierle come opportunità.
Riconoscendo queste incertezze, anticipandole e incorporandole nella nostra pianificazione, possiamo trasformarle in leve per un cambiamento positivo.
Possono spingerci a ripensare i nostri metodi, a innovare e a trovare nuovi modi per lavorare in modo più efficace.
Ogni sfida, ogni evento inaspettato, è in realtà un’opportunità per imparare, adattarsi e rafforzarsi.
È un’occasione per dimostrare la nostra resilienza, creatività e determinazione.
Quindi, la prossima volta che vi troverete di fronte all’incertezza, invece di temerla, abbracciatela.
Vedetela come un’opportunità per spingere voi stessi, i vostri limiti e il vostro progetto verso nuove vette.
Consiglio pratico
Adottate un approccio proattivo all’incertezza.
Iniziate identificando e mappando le potenziali aree di incertezza del vostro progetto.
Quindi elaborate piani di emergenza per ogni scenario.
Questo vi permetterà non solo di reagire rapidamente agli eventi imprevisti, ma anche di trasformare queste sfide in opportunità di apprendimento e innovazione.
Ricordate: un’accurata preparazione è la chiave per navigare con successo nel mutevole panorama dei progetti tecnologici.
Per approfondire il tema dell’imprevisto, vi invito a leggere il mio articolo su come affrontare gli imprevisti al lavoro.
8 – Migliorate l’efficacia delle riunioni
Secondo lo studio intitolato “Enhancing Meetings: The Impact of Leader Behavior” di Schuleigh e al. (2019) i comportamenti dei leader durante le riunioni hanno un impatto significativo sull’efficacia di questi incontri.
Lo studio ha esaminato come il comportamento dei leader nelle riunioni influenzi la soddisfazione e la produttività dei partecipanti.
Lo studio ha individuato che i comportamenti dei leader che rispondono ai bisogni psicologici dei partecipanti portano a livelli più elevati di produttività e soddisfazione durante le riunioni.
Inoltre, l’analisi ha dimostrato che il comportamento basato sui bisogni ha un impatto positivo, offrendo ai leader soluzioni pratiche per migliorare la qualità delle riunioni.
Nel contesto della gestione dei progetti, il modo in cui un leader conduce una riunione può influenzarne notevolmente l’esito.
Un leader attento alle esigenze psicologiche del suo team e che adatta il suo comportamento di conseguenza può non solo rendere la riunione più produttiva, ma anche aumentare la soddisfazione dei partecipanti.
È quindi essenziale formare i leader e renderli consapevoli dell’importanza del loro ruolo e dell’impatto del loro comportamento sul successo delle riunioni.
Consiglio pratico
Formate i vostri leader a riconoscere i bisogni psicologici del loro team e incoraggiateli ad adattare il loro comportamento durante le riunioni.
Un semplice ascolto attivo, una comunicazione chiara e un atteggiamento aperto possono trasformare una riunione ordinaria in una sessione produttiva e soddisfacente per tutti i partecipanti.
Per saperne di più sulle riunioni, leggete la mia guida su come organizzare e gestire le riunioni aziendali.
9 – Gestite le aspettative in modo efficace
Navigare nel complesso mondo della gestione dei progetti richiede particolare finezza, soprattutto quando si tratta di gestire le aspettative dei clienti.
Un recente studio di Kušnirák e al. (2022), “Micro Software Development Projects in Practice from Client-Delivery Partner Perspective”, getta una luce preziosa su questo argomento.
La ricerca dimostra che, per i progetti di sviluppo software su piccola scala, le metodologie standard, pur essendo efficaci in teoria, possono talvolta non essere adatte alla realtà sul campo.
Il motivo? Possono mancare di flessibilità di fronte alle specificità di ogni progetto.
Gli autori sottolineano la necessità di un approccio più personalizzato.
Raccomandano di adattare le metodologie esistenti in modo che corrispondano meglio alle esigenze concrete dei clienti.
Per loro, la chiave del successo sta nell’ascolto attivo delle aspettative del cliente, seguito da un’attenta integrazione di tali aspettative in ogni fase del progetto, dalla pianificazione all’esecuzione.
L’adozione di questo approccio non solo massimizza la soddisfazione del cliente, ma ottimizza anche le prestazioni complessive del progetto.
Ma il punto in cui lo studio diventa particolarmente affascinante è quando affronta la questione dell’imprevisto.
Anche con la migliore pianificazione, possono sorgere requisiti inaspettati.
Invece di vederli come ostacoli, è opportuno considerarli come opportunità di innovazione, apprendimento e miglioramento continuo.
Consiglio pratico
Quando si pianifica un progetto, è essenziale prevedere gli imprevisti. Prevedete un margine di manovra fin dall’inizio, idealmente pari al 20% del tempo e del budget.
Questo margine vi consentirà di gestire le mutevoli richieste del cliente e le sfide inaspettate che possono sorgere.
Con questo margine incorporato, si garantisce una gestione proattiva, rafforzando al contempo la fiducia del cliente nel successo del progetto.
10 – State attenti al multitasking
Nell’esigente mondo della gestione dei progetti, la capacità di gestire più attività contemporaneamente, comunemente nota come “multitasking”, è spesso considerata una risorsa importante per ottimizzare la produttività.
Tuttavia, uno studio approfondito di Chen e al. (2021) intitolato “Multitasking In Project Management: When Does It Pay Off?” ci invita a riconsiderare questa percezione.
Gli autori di questa ricerca evidenziano che il multitasking, lungi dall’essere sempre vantaggioso, può talvolta essere controproducente.
Infatti, se da un lato destreggiarsi tra diverse attività può dare una sensazione di efficienza, dall’altro può portare a dimenticanze, errori e persino ritardi nel completamento dei progetti.
Lo studio sottolinea che l’alternanza frequente tra compiti diversi, in particolare nell’allocazione delle risorse, può portare a inefficienze.
Inoltre, il multitasking puro, cioè la gestione simultanea di più compiti, non è privo di rischi e può essere dannoso per la qualità del lavoro.
Di fronte a questi fatti, è essenziale che i project manager rivedano il loro approccio: è consigliabile dare priorità ai compiti, concentrarsi pienamente su ciascuno di essi e affrontare il multitasking con grande cautela, privilegiando la qualità rispetto alla quantità.
In breve, per garantire il successo di un progetto, è necessario un approccio ponderato e metodico, in cui ogni compito riceva l’attenzione che merita.
Consiglio pratico
Evitate di occuparvi di più compiti allo stesso tempo.
Definite delle fasce orarie specifiche per ogni compito e rispettatele.
Questo vi aiuterà a concentrarvi completamente su un’attività alla volta, riducendo il rischio di errori e sviste.
Se si presenta un compito urgente, valutatene l’importanza prima di affrontarlo immediatamente, in modo da non interrompere il flusso di lavoro in corso.
In conclusione: cos’è la gestione del tempo nella gestione dei progetti?
Nel mondo complesso e in continua evoluzione della gestione dei progetti, la gestione del tempo, la pianificazione strategica, la comprensione delle sfumature umane e tecnologiche e la capacità di adattamento sono essenziali.
Ogni aspetto della gestione dei progetti, che si tratti di pianificazione, delega, gestione delle aspettative o multi-tasking, richiede un approccio ponderato e un’attenzione costante.
Gli studi citati in questo articolo evidenziano l’importanza di queste competenze e offrono spunti preziosi per i project manager di oggi.
In definitiva, il successo di un progetto non si misura solo in base alla sua consegna nei tempi e nei costi previsti, ma anche in base alla soddisfazione degli stakeholder, all’innovazione e alla crescita personale e professionale che genera.
Quindi, a tutti i project manager, ricordate: ogni sfida è un’opportunità, ogni errore una lezione e ogni successo un passo avanti verso l’eccellenza.
Abbracciate ogni momento, ogni compito, con passione e determinazione, perché è così che si realizzano i progetti più memorabili.
Se desiderate saperne di più, non esitate a provare il nostro corso di formazione sulla gestione del tempo o il nostro coaching sulla gestione del tempo.
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English: Time management in project management: the definitive guide for project managers
Français : Gestion du temps en gestion de projet : le guide définitif du chef de projet