4 consigli su come gestire gli imprevisti sul lavoro
In questo articolo su come gestire gli imprevisti sul lavoro, condivido con voi i consigli della mia esperienza come coach in gestione del tempo
Scoprite adesso i miei 4 consigli per gestire meglio le emergenze sul lavoro.
1 – Pianificate del tempo per gli imprevisti
Il primo passo per gestire gli imprevisti nel tuo lavoro è smettere di considerarli come degli imprevisti.
Se una situazione è inaspettata, ciò implica che non si è in grado di fare nulla per evitarla.
In realtà, la maggior parte di ciò che pensiamo sia inatteso non lo è!
È il nostro atteggiamento verso ciò che potrebbe accadere che è la vera fonte della maggior parte delle nostre difficoltà.
Non sto dicendo che possiamo prevedere o controllare tutto.
Tuttavia, è possibile prevenire gli effetti negativi dell’imprevisto vedendolo come qualcosa che è probabile che accada e non solo come una possibilità.
Il modo migliore per anticipare un imprevisto è quello di pianificarlo nella vostra agenda.
Fare questo vi permetterà di gestire meglio la maggior parte delle inevitabili emergenze che si presenteranno durante la vostra giornata di lavoro.
Quanto tempo si dovrebbe pianificare per gli imprevisti?
Dipende dal vostro lavoro, ma nella maggior parte dei casi se pianificate delle fasce di tempo tra i 15 e i 30 minuti tra ogni vostra attività, tutto dovrebbe diventare più facile per voi.
Cosa farete se una delle cose inaspettate che avevate programmato non accade?
Potete usare questo tempo extra in base alle vostre esigenze del momento.
Se siete un po’ stanchi, potete usare questo tempo per fare una pausa extra.
Se avete abbastabza energia, allora potete approfittare di questa opportunità per occuparvi di un compito importante e realizzabile nel tempo che vi rimane.
Cosa fare se, nonostante questo consiglio, avete perso la calma e la concentrazione?
Questo è proprio il tema del prossimo consiglio di questo articolo.
2 – Gestite le vostre emozioni in modo più efficace
Siamo tutti diversi quando si tratta di imprevisti sul lavoro.
Ma tutti noi abbiamo a che fare con una serie di emozioni.
Pensate alle emozioni come strumenti che potete usare per migliorare la vostra vita al lavoro.
Siete voi a decidere come usarle.
Potete usarle a vostro vantaggio per riprendere il controllo di qualsiasi tipo di difficoltà che potete incontrare, oppure potete decidere di negarle o lasciare che vi controllino.
Ogni volta che vi trovate di fronte a una situazione, ricordate che avete la scelta e la responsabilità del vostro comportamento.
Ma quali sono i fattori che influenzano la vostra intelligenza emotiva?
Ci sono diversi fattori che influenzano la vostra capacità di usare efficacemente le vostre emozioni.
Il vostro livello di energia è uno di questi fattori. Se siete stanchi perché non avete dormito bene e siete stanchi al mattino, avrete molta meno pazienza di quando avete dormito bene.
Anche il vostro livello di stress è un fattore importante nella vostra capacità di sfruttare al meglio le vostre emozioni.
Se siete troppo stressati, vi sarà più difficile usare correttamente le vostre emozioni.
Se avete bisogno di ridurre il vostro livello di stress, vi consiglio di leggere il mio articolo in cui condivido 7 consigli naturali per rilassarsi velocemente.
Le vostre abitudini o routine comportamentali influenzano anche la vostra capacità di usare le emozioni a vostro vantaggio. I comportamenti che si continuano a ripetere hanno maggiori probabilità di ripetersi.
Se avete bisogno di liberarvi delle abitudini improduttive, vi suggerisco di leggere il mio articolo in cui offro 9 consigli per cambiare le vostre abitudini.
Se avete avuto un imprevisto sul lavoro e non riuscite a concentrarvi sui vostri compiti, fate una pausa e cercate di capire il messaggio che l’emozione che state vivendo vi sta trasmettendo.
Non negate l’emozione. Se è lì, è perché ha informazioni preziose da darvi.
Siate curiosi di quell’emozione, e poi una volta che avete identificato quel messaggio, decidete quale significato volete dargli.
Non importa cosa succede nella vostra vita lavorativa.
Non potete controllare il comportamento degli altri, ma potete sempre avere il controllo sul significato che date alle situazioni e sulle azioni che decidete di intraprendere o meno.
Poi, intraprendete un’azione che sia coerente con il significato che avete scelto e se non vi porta i risultati desiderati, non criticatevi.
Siate clementi con voi stessi e continuate a fare del vostro meglio.
Per approfondire il tema delle emozioni, vi consiglio di leggere il mio articolo in cui presento 6 consigli per gestire meglio le vostre emozioni.
Cosa potete fare per gestire ancora meglio le vostre emozioni al lavoro?
Questo è appunto l’argomento del prossimo consiglio.
3 – Gestite meglio lo stress
Imparare a gestire meglio lo stress è essenziale per la salute, il benessere e la produttività.
Nel mio articolo su come rilassarsi rapidamente troverete diversi metodi naturali per ridurre lo stress.
Ma per gestire meglio lo stress, non basta ridurlo.
Questo equivale a mettersi sempre in una posizione di emergenza.
Vi sentite stressati e fate qualcosa per ridurre lo stress.
Ma questa strategia non è piacevole da vivere e voi lo sapete.
Per poter affrontare meglio lo stress sul lavoro e nella vita privata, è necessario dedicare del tempo ad attività che contribuiscano al vostro benessere.
Quanto tempo dedicate a queste attività?
Un’ora alla settimana, due ore, tre ore o più?
Rispondete alle domande precedenti.
Poi scrivete una lista di attività che contribuiscono al vostro benessere, comprese quelle che avete smesso di fare a volte anche anni fa.
Per finire, cominciate a ritagliarvi del tempo per riscoprire le vostre passioni.
Poi fai una seconda lista di attività che vi permettano di usare i vostri talenti innati.
Se non sapete come identificare le vostre qualità, potete iniziare dai vostri punti di forza.
Fate lo stesso pianificando queste attività e dando loro un posto più importante nella vostra vita.
Scoprirete che trovando del tempo per aumentare il vostro benessere, sarete in grado di gestire meglio lo stress e di essere in salute.
Su che tipo di imprevisti dovreste concentrarvi per primi?
Questo è l’argomento del prossimo consiglio.
4 – Riducete gli imprevisti frequenti
Ormai sapete che potete gestire meglio gli imprevisti sul lavoro seguendo le strategie che ho appena descritto.
Tra questi imprevisti, alcuni si verificano più spesso di altri e sono quelli che richiedono maggiore attenzione da parte vostra.
Perché?
Perché sono quelli che fanno perdere più tempo ed energia durante la vostra giornata lavorativa.
Come mettere in pratica questo consiglio?
Per prima cosa, fate una lista degli imprevisti che accadono periodicamente.
Poi classificateli in ordine d’importanza, mettendo al primo posto quello che fa perdere più tempo e così via fino a quello che ne fa perdere meno.
Poi pensate a due o tre soluzioni che vi permetteranno di eliminare completamente questo tipo di problema.
Testate le vostre soluzioni e implementate quella che sembra essere la più efficace.
Fate lo stesso per altri imprevisti.
Usando questa strategia, sarete in grado di sbarazzarvi della maggior parte dei vostri imprevisti e avrete più tempo per diventare più produttivi.
Per approfondire il tema della gestione del tempo, vi consiglio di leggere il mio articolo sui principali ostacoli della gestione del tempo.
Conclusione su come affrontare gli imprevisti sul lavoro
In questo articolo, vi ho presentato 4 consigli su come gestire efficacemente gli imprevisti sul lavoro.
Se siete interessati al tema della produttività, vi invito a consultare tutti i miei articoli sulla produttività.
Se volete saperne di più sulla gestione del tempo, vi invito a scoprire il nostro corso sulla gestione del tempo.
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Questo articolo è disponibile anche in altre lingue
English: How to deal with unexpected events at work
Français : Comment gérer les imprévus au travail et rester productifs