Come gestire una riunione di lavoro: 8 consigli tratti dalla ricerca scientifica
In questo articolo scoprirete 8 consigli su come gestire una riunione di lavoro efficace.
Come organizzare una riunione di lavoro efficace sapendo che fa parte di uno dei compiti più strategici di un’azienda?
Per rispondere a questa domanda, ho analizzato per voi la letteratura scientifica sull’argomento per consentirvi di raggiungere due obiettivi principali.
Primo, permettervi di avere informazioni affidabili e aggiornate.
In secondo luogo, offrirvi una consulenza efficace.
Migliorare la gestione e l’efficienza delle riunioni di lavoro è una grande sfida perché, come dimostrano le ricerche, il costo delle riunioni aziendali improduttive è impressionante sia dal punto di vista umano che finanziario.
L’indagine dell’OCSE (2017) indica che l’ostacolo più comune alla produttività è rappresentato dalle riunioni inutili (57% degli intervistati).
Ma quali sono le ragioni di questa inefficienza?
Quello che è certo è che una delle ragioni è la cattiva gestione del tempo prima, durante e dopo le riunioni perché, come dimostrano Romano e Nunamaker (2001), il tempo non viene utilizzato in modo efficace durante le riunioni.
In questo articolo scoprirete i consigli della ricerca scientifica su come organizzare efficacemente una riunione di gruppo al lavoro.
Per ogni punto, vi proporrò consigli operativi per migliorare i risultati delle vostre riunioni.
Scoprite subito la guida definitiva su come organizzare e condurre una riunione di lavoro efficace.
Ecco i nostri consigli su come organizzare una riunione di lavoro efficace:
1 – Valutate il costo delle vostre riunioni
2 – Decidete se è davvero necessario organizzare una nuova riunione
3 – Definite con estrema precisione lo scopo e la durata della riunione
4 – Invitate le persone giuste
5 – Organizzate riunioni efficaci, motivanti e che favoriscano la coesione del personale
6 – Gestite efficacemente i conflitti e prevenite i comportamenti controproducenti
7 – Prendere in considerazione gli aspetti linguistici e interculturali
8 – Valutate e migliorare l’efficienza delle riunioni
1 – Valutate il costo delle riunioni
Qual è il costo di una riunione all’interno della vostra azienda?
Pochi amministratori delegati e dirigenti aziendali sono in grado di rispondere a questa domanda, perché organizzare una riunione diventa spesso una semplice abitudine.
Perché pochi leader conoscono il vero valore delle loro riunioni?
Semplicemente perché non dispongono di strumenti affidabili per misurare il ritorno sull’investimento di ogni riunione.
Per calcolare il ritorno sull’investimento è necessario prendere in considerazione la dimensione finanziaria e la dimensione umana dell’azienda.
Il costo finanziario è probabilmente il più facile da calcolare, mentre l’impatto umano sui dipendenti richiede spesso un’analisi più approfondita.
Per iniziare a valutare il costo attuale delle vostre riunioni, vi propongo di affidarvi al lavoro di Rogelberg, Rhoades e Schott (2011) che propongono un processo in tre fasi:
Fase 1: valutare l’investimento attuale dell’azienda nelle riunioni. Questi autori suggeriscono di fare una stima parziale basata sullo stipendio annuale di ogni partecipante e di calcolare il costo in base al tempo trascorso in ogni riunione.
Fase 2: valutare il ritorno sull’investimento per ogni riunione per identificare quelle che non soddisfano le esigenze aziendali e dei collaboratori. Queste riunioni devono essere eliminate.
Fase 3: Formulare e attuare una strategia di cambiamento che si concentri su tre fattori:
feedback sulle prestazioni durante le riunioni
formazione e sviluppo della leadership nell’organizzazione e nella facilitazione di una riunione
l’introduzione di un modello di riunione strategica nella cultura aziendale
la consapevolezza dell’investimento umano e finanziario dell’azienda per questo tipo di pratica
Seguire questi punti è importante per avere una prima comprensione dell’efficacia delle riunioni di lavoro. Una verifica più approfondita all’interno della vostra azienda con un coach per la gestione del tempo può aiutarvi a ottenere dati ancora più precisi.
Consiglio pratico: fissate obiettivi a breve termine e agite subito
Seguire e attuare le 3 fasi precedenti è un compito che richiede molto tempo e risorse.
Vi propongo invece di individuare 2 o 3 azioni che potete mettere in atto immediatamente nell’arco di una settimana o di un mese.
Pianificatele ed eseguitele senza cercare di essere perfetti e senza aspettare il momento giusto.
Questo vi permetterà di avviare un processo graduale di cambiamento che sarà più realistico e semplice da attuare. Inoltre, procedendo a piccoli passi, ridurrete la resistenza al cambiamento della vostra struttura.
Dopo aver eseguito questi passaggi, avrete una comprensione iniziale del vostro margine di miglioramento nell’organizzazione di riunioni efficaci all’interno della vostra azienda.
Ora vi propongo di passare alla seconda fase: decidere se è davvero necessario organizzare una nuova riunione.
2 – Decidete se avete davvero bisogno di organizzare una nuova riunione
Prima di programmare una nuova riunione, si dovrebbe pensare ad altre alternative meno costose che permettano di ottenere ciò che si vuole realizzare mediante la riunione.
In questo senso, Koshy, Liu, Whitehurst, Gundogan e Al Omran (2017) propongono di privilegiare altre forme di comunicazione se non c’è una reale necessità di programmare una nuova riunione.
A seconda delle esigenze, altre forme di comunicazione possono essere più appropriate per raggiungere i vostri obiettivi.
Ecco alcune domande da porsi prima di programmare una nuova riunione.
Possiamo comunicare questo messaggio in modo più rapido, semplice ed efficiente e a costi inferiori senza organizzare una nuova riunione?
Quello che vogliamo è davvero legato a un obiettivo importante per la nostra azienda o stiamo pianificando una nuova riunione solo per abitudine?
Cosa succederà se questa riunione non viene organizzata?
Dobbiamo risolvere un conflitto all’interno del team?
Abbiamo bisogno di un brainstorming?
Vogliamo rafforzare la coesione all’interno dei team?
Dobbiamo aiutare i nostri dipendenti a essere più motivati?
Consiglio pratico: pensate a modi creativi e alternativi alle riunioni
Ora che avete una conoscenza parziale del costo umano e finanziario delle vostre riunioni, dovete liberarvi dalle vecchie abitudini.
Invece di programmare una nuova riunione, individuate nuovi modi per svolgere attività che non richiedano la partecipazione simultanea di un gran numero di collaboratori.
Ponetevi le seguenti domande:
Quale luogo insolito potrebbe permetterci di comunicare il nostro messaggio in modo più efficace?
Quali sono i supporti più adatti per guadagnare efficienza e condividere rapidamente il nostro messaggio?
Quale nuova tecnologia potrebbe aiutarci a ridurre il numero di riunioni?
Chi sono i dipendenti più creativi della nostra azienda?
Cosa fanno le aziende che sono già riuscite a ridurre la frequenza delle riunioni?
Quali procedure interne sono già efficaci e come possono essere migliorate per risparmiare tempo?
Rispondere a queste domande ridurrà in modo significativo il numero di riunioni inutili e aumenterà la produttività.
Ora vi propongo di passare alla terza fase: definire con precisione lo scopo e la durata della prossima riunione.
3 – Definite con estrema precisione l’obiettivo e la durata della riunione
Quando sarete sicuri dell’utilità di organizzare una nuova riunione, dovrete identificare lo scopo principale di questa riunione.
Questo è il primo passo per organizzare e condurre una riunione di lavoro efficace.
Una riunione di successo richiede che ogni partecipante comprenda lo scopo della riunione.
In questo senso (Barker, 2011; López-Fresno e Grandes, 2010; López-Fresno, 2011) dimostrano che l’ordine del giorno fornisce una struttura per la riunione e, se adeguatamente preparato ed etico (non ci sono ordini del giorno nascosti, argomenti o obiettivi nascosti) e distribuito in anticipo, specifica gli obiettivi effettivi della riunione, ciò che ci si aspetta da ogni partecipante e le informazioni disponibili che sono importanti per ogni persona o gruppo di persone.
Questo è importante perché agire diversamente avrebbe un impatto negativo sulle relazioni all’interno dell’azienda. In questo senso (López-Fresno e Grandes, 2010, Nixon e Littlepage, 1992) mostrano che ordini del giorno, argomenti o obiettivi nascosti riducono la fiducia, la cooperazione e la coesione del gruppo, con un impatto negativo sulla cultura organizzativa.
Al contrario, secondo Leach e al. (2009) un ordine del giorno scritto e la finalizzazione di tutti gli elementi pianificati hanno un impatto positivo sulla percezione di una riunione.
Allen, Sands, Mueller, Frear, Mara Mudd e Rogelberg (2012) mostrano che i dipendenti apprezzano le riunioni quando hanno uno scopo chiaro e quando vengono condivise informazioni importanti e rilevanti. In linea con la teoria della conservazione delle risorse, i dipendenti non sono soddisfatti delle riunioni quando queste riducono le loro risorse lavorative (ad esempio, le riunioni sono lunghe, non strutturate e improduttive).
Consiglio pratico: definite lo scopo (o gli scopi) della prossima riunione
Per esempio:
- aiutare a risolvere un problema
- motivare i dipendenti
- informare i dipendenti
- facilitare la comunicazione tra i dipendenti
Poi:
- organizzate il programma delle riunioni in base ai vostri obiettivi
- comunicate chiaramente questi obiettivi nel programma
- definite cosa vi aspettate dai partecipanti
- invitate i partecipanti che sono necessari per raggiungere gli obiettivi prefissati
- predisponete la sala riunioni per raggiungere gli obiettivi prefissati
Ponetevi le seguenti domande:
Qual è lo scopo di questa riunione: brainstorming, problem solving, gestione dei conflitti, team building, ecc.
Quale problema deve essere risolto?
Quali informazioni dovrebbero essere incluse nell’ordine del giorno in base allo scopo della riunione e per consentire ai partecipanti di prepararsi meglio?
Quali elementi dell’ordine del giorno non sono coerenti con questo obiettivo?
Quali informazioni dovrebbero essere condivise nell’ordine del giorno?
Abbiamo comunicato con sufficiente trasparenza o stiamo nascondendo elementi che potrebbero demotivare i nostri dipendenti e influire sulla coesione del team durante la riunione?
Quali informazioni dovrebbero essere comunicate per sottolineare l’importanza della riunione per tutti i dipendenti?
L’ordine del giorno attuale può essere facilmente implementato o deve essere ridimensionato?
La sala riunioni è stata organizzata in modo tale da consentirci di raggiungere il nostro obiettivo o deve essere riorganizzata?
Rispondere a queste domande vi permetterà di partire da una buona base e di affrontare con più serenità lo svolgimento della riunione.
Adesso vi propongo di passare alla quarta fase, ovvero assicurarvi di invitare alla riunione solo le persone necessarie per raggiungere il vostro obiettivo.
4 – Invitate le persone giuste
È fondamentale limitare il numero di partecipanti, sia per una questione di costi che di efficienza.
In questo senso, Ludwig e Frazier (2012) dimostrano che le riunioni sono più efficaci e proficue quando gli inviti sono limitati ai partecipanti che hanno un contributo da dare ai punti all’ordine del giorno, che saranno coinvolti nei contenuti e che saranno reattivi al feedback sulle prestazioni e Lindquist (2019) mostra che le persone con un livello di competenza più alto nell’argomento della riunione sono più propense a partecipare e hanno riscontrato che la loro riunione è stata più efficace, e questa relazione era più forte quando il disaccordo tra i dipendenti era elevato.
In definitiva, è meglio dedicare del tempo a individuare il personale più competente e motivato per lo scopo della riunione.
Consiglio pratico: riducete di almeno il 30% il numero di partecipanti alle vostre riunioni
Ripensate alle vostre ultime riunioni: quante persone erano realmente necessarie?
La metà, un terzo o meno?
Quali collaboratori erano essenziali per raggiungere gli obiettivi della riunione?
Quanti collaboratori non hanno contribuito alla discussione?
Quante persone che non hanno nulla a che fare con l’argomento della riunione sono arrivate in ritardo o non si sono presentate?
Rispondere a queste domande vi farà capire che, il più delle volte, invitate persone che non contribuiscono al successo della riunione o che possono addirittura comprometterne l’efficacia.
Questa consapevolezza vi permetterà di invitare le persone giuste e di sviluppare la redditività della vostra attività.
Ora vi propongo di passare alla quinta fase, ovvero come animare una riunione efficace.
5 – Animate riunioni efficaci e motivanti e facilitate la coesione del team
Come si misura l’efficacia di una riunione?
Nixon e Littlepage (1992) mostrano i fattori che portano a riunioni efficaci:
- comunicazione aperta
- focalizzazione sui compiti
- esplorazione approfondita delle opzioni
- analisi delle conseguenze delle decisioni
- pianificazione dell’azione
- integrità temporale
- integrità dell’agenda
- imparzialità del leader
Leach, Rogelberg, Warr e Burnfield (2009) mostrano i fattori che hanno un effetto positivo sull’efficacia percepita della riunione:
la progettazione di una riunione, compresa la preparazione e l’elaborazione completa di tutti i punti all’ordine del giorno
la scelta di sale riunioni adeguate
l’impegno dei partecipanti alla riunione
Ecco altri fattori chiave da considerare per creare riunioni efficaci.
L’importanza del pre-meeting
Allen, Lehmann-Willenbrock e Landowski (2014) dimostrano che le chiacchiere pre-riunione sono un fattore predittivo significativo dell’efficacia della riunione.
Contrariamente alla prassi abituale nelle aziende, prendersi del tempo per arrivare alla riunione in anticipo è importante per rafforzare i legami tra i dipendenti e facilitare la coesione del team.
Il rispetto degli orari e dell’ordine del giorno
La parte più importante dell’inizio di una riunione è la puntualità (Davis, 2013).
Arrivare in ritardo a una riunione può avere un impatto negativo sul suo successo. In questo senso Allen, Lehmann-Willenbrock e Rogelberg (2018) dimostrano che le persone prevedono e sperimentano una diminuzione della soddisfazione e dell’efficienza quando le riunioni iniziano in ritardo. Più specificamente, il ritardo ha un impatto negativo sull’atteggiamento dei partecipanti nei confronti della riunione e dei suoi risultati, sia in termini di esperienze post-riunione sul campo sia in termini di anticipazione dell’efficacia della riunione.
Lehmann-Willenbrock e Allen (2017) dimostrano che i gruppi che iniziano le riunioni in ritardo mostrano una comunicazione meno orientata alla soluzione, meno analisi dei problemi, meno idee approfondite e meno dichiarazioni socioemotive positive.
È quindi importante che l’ordine del giorno sia chiaro e che venga rispettato. In questo senso, Leach e al. (2009) dimostrano che un ordine del giorno scritto e la finalizzazione di tutti i punti all’ordine del giorno durante la riunione sono due caratteristiche che fanno percepire la riunione come una buona riunione.
La chiusura della riunione è importante quanto l’apertura della riunione per chiarire i compiti e le sintesi (Durgin e al., 2014).
Riassumendo, contrariamente alle pratiche correnti:
- iniziate e terminate le riunioni in orario
- trattate tutti i punti all’ordine del giorno
- migliorae la soddisfazione dei dipendenti e favorite riunioni più produttive
L’importanza di definire i ruoli a monte
Pilkington e al. (2018) propongono di definire a monte quattro ruoli:
la persona che conduce la riunione e la guida attraverso l’ordine del giorno
il facilitatore che assicura che tutti abbiano la possibilità di parlare, anche incoraggiando coloro che normalmente restano in silenzio
la persona che gestisce il tempo e che avverte il presidente e/o i partecipanti quando ogni elemento giunge a termine
e chi prende appunti per i commenti o aggiunge note su un grafico per mostrare i progressi fatti durante la riunione
Fare questo prima della riunione permette:
- di iniziare e terminare la riunione in tempo
- ai dipendenti di prepararsi meglio e di partecipare di più
- di sperimentare riunioni più efficienti
Il modo di strutturare la riunione deve essere coerente con gli obiettivi della riunione (Rebori).
Gli obiettivi della riunione e le caratteristiche di chi la dirige
L’efficacia di una riunione richiede, innanzitutto, la definizione di obiettivi e il loro raggiungimento. In questo senso, Bang, Fuglesang e Ovesen (2010) dimostrano che:
- la chiarezza degli obiettivi e la comunicazione mirata erano positivamente correlate all’efficacia del team durante una riunione di lavoro
- è importante che i membri si esprimano quando gli obiettivi della riunione sono percepiti come poco chiari, il che aiuta a indirizzare meglio la comunicazione e a migliorare le prestazioni e la qualità delle relazioni
Ma come deve fare un leader a guidare efficacemente una riunione per raggiungere gli obiettivi prefissati?
Le ricerche in questo campo dimostrano che uno stile troppo direttivo non è produttivo, mentre uno stile più partecipativo porta a decisioni migliori, a un maggiore consenso e all’attuazione di tali decisioni.
Perkins (2009) suggerisce che le persone che guidano una riunione dovrebbero:
- concentrarsi sulle domande per aiutare i partecipanti a esprimere e chiarire le loro idee
- riassumere le idee chiave per evitare che vadano perse e per garantire che i partecipanti comprendano i problemi
- verificare il consenso per favorire quello dei team e la loro soddisfazione per le decisioni prese
In definitiva, una riunione vivace può rafforzare la coesione del team e la condivisione di una visione.
Ciò è in linea con il lavoro di López, Fresno e Grandes (2010) che dimostra come il facilitatore o coordinatore della riunione guidi il gruppo nelle diverse fasi del processo, al fine di raggiungere gli obiettivi prefissati, passando in rassegna tutti gli argomenti all’ordine del giorno, in tempo e in un ambiente favorevole al rafforzamento dell’identità, della cooperazione e del gruppo.
Recenti studi sull’efficacia di una riunione evidenziano l’importanza dell’atteggiamento di chi la conduce.
In questo senso, Schuleigh, Malouff, Schutte e Loi (2019) dimostrano che quando la persona che conduce la riunione agisce tenendo conto dei bisogni dei partecipanti (bisogni di appartenenza, stima e autorealizzazione, Maslow, 1943) questi ultimi sono più soddisfatti e percepiscono che la riunione è più produttiva. I risultati indicano un effetto positivo e indiretto del comportamento del leader su:
- la soddisfazione per la riunione grazie al soddisfacimento dei bisogni prioritari dei partecipanti
- la soddisfazione dei bisogni di autodeterminazione dei partecipanti
Tra le competenze della persona che conduce la riunione, l’intelligenza emotiva è senza dubbio una competenza chiave.
Ciò è in accordo con lo studio di Van den Heuvel (2019) che mostra come due delle quattro categorie comportamentali dell’intelligenza emotiva, “esprimere le emozioni” e “regolare le emozioni”, influenzino molto di più l’efficacia del leader rispetto ad altre due, “utilizzare le emozioni” e “comprendere le emozioni”. L’efficacia della persona che conduce la riunione ha un effetto positivo sull’efficacia del team, con l’efficacia delle riunioni che ha un vantaggio mediatore su questa relazione.
Anche la comunicazione non verbale ha un impatto sulla percezione della persona che conduce la riunione; in questo senso, Lauk (2019) dimostra che tenere lo sguardo sui partecipanti alla riunione mentre li si ascolta e si prendono appunti ha un impatto positivo sulla percezione dell’efficacia della leadership, mentre spostare lo sguardo altrove ha l’effetto opposto.
Peleckis e Peleckienė (2015) sottolineano, tra l’altro, l’importanza della coerenza tra comunicazione verbale, paraverbale e non verbale.
Ravn (2013) propone una teoria trasformativa per facilitare le riunioni:
Consiglio pratico: migliorate la vostra prossima riunione
Innanzitutto, comprendete che il successo della riunione è il risultato dello scambio tra il leader e i partecipanti.
Ciò significa che l’obiettivo principale della riunione è quello di rafforzare la coesione del team, per questo occorre:
- scegliere un leader empatico, emotivamente intelligente e capace di comunicare in modo coerente
- agire in conformità con l’ordine del giorno, stabilendo regole da seguire in caso di problemi
- permettere a tutti i partecipanti di esprimere il loro punto di vista senza giudicarli
- ascoltare le esigenze di tutti i partecipanti
Prima di iniziare la riunione, ponetevi le seguenti domande:
Quali punti all’ordine del giorno dovrebbero essere affrontati in modo prioritario, in quanto più strategici per raggiungere l’obiettivo principale della riunione, e quanto tempo dovrebbe essere assegnato a questi punti?
Quali punti all’ordine del giorno potrebbero essere fonte di conflitto e come li gestiremo?
Come possiamo aiutare la persona che conduce la riunione a migliorare la sua efficacia?
Come possiamo incoraggiare i partecipanti a interagire maggiormente con il leader e con gli altri partecipanti durante la riunione?
Rispondere a queste domande vi permetterà di organizzare riunioni sempre più efficaci e motivanti per i vostri team.
Ora vi suggerisco di passare alla sesta fase, ovvero come gestire efficacemente i conflitti e i comportamenti controproducenti.
6 – Gestione efficace i conflitti e prevenite i comportamenti improduttivi
Gestire efficacemente i conflitti durante una riunione è importante per renderla efficace e per evitare di perdere tempo su argomenti irrilevanti.
Holmes e Marra (2004) mostrano che le strategie utilizzate dai leader di successo per gestire efficacemente il conflitto nelle riunioni sono le seguenti:
- evitare il conflitto, che consiste nel richiamare l’ordine del giorno e invitare a rispettarlo passando al punto successivo
- la deviazione del conflitto, che consiste nell’identificare il problema e poi deviarlo su un altro punto di discussione
- risoluzione del conflitto negoziando la discussione fino a raggiungere un consenso di gruppo
- risoluzione del conflitto utilizzando l’autorità e imponendo una decisione
Lehmann-Willenbrock e al. (2013) definiscono i comportamenti controproduttivi come azioni intraprese da uno o più partecipanti che causano disfunzioni o ostacolano in qualche modo il proseguimento di una riunione.
I comportamenti che influiscono negativamente sulle riunioni di lavoro sono, ad esempio:
- arrivare in ritardo
- parlare di argomenti irrilevanti
- mettere in atto comportamenti che possono essere interpretati come egoistici, irrispettosi e/o maleducati
- passare il tempo a lamentarsi o a negare le proprie responsabilità
- criticare gli altri in modo non costruttivo
Prevenire o correggere rapidamente questi comportamenti è essenziale per l’efficacia di una riunione, come dimostrato da Kauffeld e Lehmann-Willenbrock (2012), perché questi comportamenti controproducenti hanno un impatto negativo non solo sulla riunione, ma anche sui risultati al di fuori di essa.
Leblanc e Nosik (2019) propongono delle strategie per gestire i problemi più comuni durante una riunione:
Consiglio pratico: definite come gestire i comportamenti improduttivi e i conflitti durante la prossima riunione
Ecco alcuni suggerimenti per prevenire e gestire i conflitti e i comportamenti improduttivi.
Gestire le persone che arrivano in ritardo è facile, basta non perdere tempo a riassumere ciò che hanno mancato.
Diversamente, faciliterete questo tipo di comportamento e non riuscirete a trattare i punti importanti della riunione.
I ritardatari possono ricevere una sintesi scritta che riporti le questioni affrontate.
Stabilite le norme di condotta per le persone che arrivano in anticipo o in orario, per esempio, nessuna distrazione durante la riunione: telefoni, computer, ecc.
Concentratevi sulla presa di appunti su carta per i partecipanti alla riunione, per evitare di dedicarvi ad altri compiti.
Valorizzate ogni contributo significativo direttamente collegato al programma della riunione. Se le persone sono state invitate è perché hanno elementi rilevanti da condividere. Se invece si allontanano dagli obiettivi della riunione o la monopolizzano, è essenziale intervenire.
Tutti i partecipanti hanno il diritto di esprimere la propria opinione e meritano di essere ascoltati. È importante permettere a tutti di esprimere il loro punto di vista, per gestire meglio coloro che interrompono e non rispettano l’opinione degli altri.
Potete anche creare un sistema di bonus per chi è puntuale e partecipa attivamente alle riunioni.
Questo vi permetterà di avere persone veramente motivate durante le riunioni e di ridurre i comportamenti inappropriati.
Ora vi propongo di passare alla settima fase, ovvero come gestire gli aspetti linguistici e interculturali.
7 – Tenete conto degli aspetti linguistici e interculturali
La globalizzazione aziendale ha un impatto anche sulle modalità di progettazione e gestione delle riunioni.
Ciò significa che per organizzare e gestire efficacemente una riunione di lavoro è necessario tenere conto dei fattori linguistici e culturali dei partecipanti.
Ciò diventa essenziale per una riunione di lavoro con collaboratori provenienti da diversi paesi il cui livello di conoscenza della lingua inglese può essere molto diverso.
È quindi importante preparare la riunione in anticipo, spiegando:
- la lingua che verrà utilizzata
- alle persone di lingua madre, di usare un linguaggio comprensibile e di parlare più lentamente per facilitare la comprensione degli altri
- a chi non è madrelingua, di fare del proprio meglio per preparare le domande e gli interventi per massimizzare l’efficacia della riunione
In queste riunioni di lavoro internazionali, il ruolo dei facilitatori diventa essenziale in quanto devono essere in grado di agire come facilitatori dimostrando:
- forte empatia
- eccellenti competenze linguistiche
- buona flessibilità interculturale
L’empatia e quindi la capacità di mettersi nei panni dell’altro possono superare molte difficoltà. In questo senso, Zhu (2011) offre 3 consigli principali per riuscirci:
In primo luogo, è essenziale sviluppare alleanze interculturali, in quanto ciò aiuterà i partecipanti alla negoziazione a concentrarsi sulla costruzione dell’empatia relazionale e, più in generale, è importante lavorare su come incorporare gli obiettivi relazionali e transazionali
In secondo luogo, la comunicazione dell’empatia e l’affermazione di un terreno comune sono strategie importanti per entrambe le parti nella prima fase, per facilitare una transizione senza problemi alla seconda fase. Inoltre, è importante trovare un terreno comune e insistere su di esso, soprattutto nei momenti critici come le battute o le domande difficili sul prezzo finale
In terzo luogo, è essenziale regolare rapidamente i diversi posizionamenti prima che la situazione sfoci in un conflitto
Consiglio pratico: migliorate la vostra intelligenza interculturale
Identificate i fattori che sono spesso fonte di conflitto nelle riunioni con i vostri team multiculturali.
Preparate una riunione in cui tutti possano esprimere il loro punto di vista, ricordando che ogni persona percepisce le relazioni lavorative in base alla propria cultura d’origine.
Dopo questa presa di coscienza globale, invitate i partecipanti a proporre soluzioni alternative in grado di creare una base comune per risolvere i problemi e progredire per il bene di tutti.
Se possibile, evidenziate gli obiettivi comuni e riunite i partecipanti intorno ai valori del gruppo.
Questo vi aiuterà a eliminare le incompresioni e di rafforzare la coesione dei team internazionali.
Ora vi propongo di passare all’ottavo e ultimo passo: come valutare l’efficacia della riunione e agire in base alle decisioni prese.
8 – Valutate l’efficacia della riunione e agite in base alle decisioni prese
Esistono vari modi per valutare l’efficacia di una riunione. Uno dei modi più efficaci è quello di chiedere un feedback ai partecipanti.
Affinché questi commenti siano utili, è necessario garantire l’anonimato delle risposte. A tal fine si possono utilizzare strumenti che consentono di creare questionari online.
In questo senso, Butler (2015) raccomanda di inviare un sondaggio post-riunione per ottenere un feedback dei partecipanti sulla loro esperienza durante la riunione, in modo che il conduttore della riunione possa migliorare le riunioni future.
Secondo Lehmann-Willenbrock e Allen (2017), un programma efficace di sviluppo della leadership potrebbe, ad esempio, affrontare alcuni o tutti i seguenti punti piuttosto comuni e particolarmente difficili della riunione:
- cicli di rivendicazione o spirali negative in cui i team rimangono bloccati
- difficoltà nell’incoraggiare il contributo dei collaboratori nel corso delle riunioni
- trovare un equilibrio tra il raggiungimento degli obiettivi dell’ordine del giorno da un lato e la risposta flessibile a domande, preoccupazioni e note dall’altro
- coinvolgere i partecipanti più introversi o silenziosi
- creare motivazione per l’implementazione delle idee, assumendo maggiori responsabilità e compiti aggiuntivi
- raggiungere un consenso su differenze importanti
- gestire le situazioni nelle quali i dipendenti arrivano in ritardo alla riunione o non si presentano affatto
Consiglio pratico: iniziate a risolvere i 4 problemi più comuni del dopo riunione
Quattro problemi comuni hanno un impatto notevole sull’efficacia di una riunione e sono legati all’attuazione delle decisioni prese durante la riunione:
- non si decide chi deve agire
- viene designata la persona responsabile dell’esecuzione del compito, ma non viene designata la persona responsabile di verificare la realizzazione dell’azione
- viene designata una persona che svolga il compito e una persona che verifichi che l’azione sia stata attuata, ma non viene designata una terza persona che verifichi il tutto alla riunione successiva
- si rimane ancora inattivi nonostante siano state designate le tre persone di cui sopra
In ognuno di questi casi, il problema dovrà essere risolto in modo diverso. In quest’ultimo caso, i dirigenti dell’azienda dovrebbero interrogarsi maggiormente: in primo luogo sulla reale utilità della riunione e in secondo luogo sui fattori responsabili di questa inefficienza.
Un altro fattore importante da considerare è la gestione delle questioni in sospeso che non si sono potute affrontare durante la riunione, ad esempio perché non erano legate all’ordine del giorno della riunione.
Prima di programmare una nuova riunione, ponetevi le seguenti domande:
Si tratta di un argomento importante per la coesione dei team o per il funzionamento dell’azienda?
Cosa succederà se decidiamo di non discutere questo argomento in una riunione successiva?
Chi sono le persone coinvolte in questo nuovo argomento?
Possiamo gestire questa situazione senza organizzare una nuova riunione?
Questo vi permetterà di creare una reale coerenza tra le decisioni e le azioni attuate in azienda.
Conclusione finale su come organizzare e facilitare una riunione di lavoro efficace
All’inizio di questo articolo, volevate capire come organizzare e gestire una riunione di lavoro efficace.
Durante la lettura, avete scoperto 8 consigli scientificamente provati per diventare più organizzati nel vostro lavoro.
Inoltre, per ognuno di questi 8 consigli, vi ho proposto 8 soluzioni pratiche che potete implementare subito per migliorare l’efficienza delle vostre riunioni.
Questo vi permetterà di trasformare le riunioni in un’opportunità per costruire la coesione del team e raggiungere i vostri obiettivi strategici.
Prima di lasciarvi, vorrei farvi una domanda e chiedervi una cosa.
In primo luogo, vorrei sapere come, quando e dove applicherete i consigli che avete appena scoperto?
In secondo luogo, vi chiedo di condividere questo articolo con gli altri, perché le informazioni che avete appena scoperto sono in grado di avere un impatto positivo sulla vita di altre persone che come voi vogliono migliorare professionalmente.
Se siete interessati al tema della produttività, vi invito a consultare tutti i miei articoli sulla produttività.
Se desiderate avvalervi di un supporto personalizzato per migliorare l’efficienza delle vostre riunioni, scriveteci attraverso il nostro modulo di contatto per beneficiare di un primo scambio gratuito con un time management coach.
Per approfondire l’organizzazione e la facilitazione di una riunione di lavoro
Prima, durante e dopo la riunione
Sono stati proposti diversi modelli teorici per tenere conto degli errori da non commettere e delle migliori pratiche in termini di pianificazione, esecuzione e follow-up di una riunione professionale.
I 4 modelli seguenti sono tra i migliori per riflettere la moltitudine di fattori che influiscono sull’efficacia di una riunione.
Vi propongo di partire dal modello proposto da Streibel (2007) che permette di tenere conto dei fattori che influenzano il successo di una riunione a livello globale.
A un livello più specifico, vi propongo di prendere in considerazione le ricerche di Lehmann-Willenbrock e Allen (2017).
nonché quelli di Clarke (2003):
Infine, Geimer, Leach, DeSimone, Rogelberg e Warr (2015) propongono un modello che rende conto della motivazione dei team a partecipare a una riunione:
Questo articolo è disponibile anche in altre lingue
English: Organize and facilitate an effective work meeting: the ultimate guide
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