4 consigli su come rispettare le scadenze al lavoro
In questo articolo su come rispettare le scadenze al lavoro, condivido con voi alcuni consigli che vi aiuteranno a non essere costantemente sotto pressione.
Quando si è in ritardo con le scadenze di lavoro ci si sente stressati e si ha la sensazione di perdere il controllo della situazione.
Ecco 4 consigli che vi aiuteranno a eliminare questa situazione stressante una volta per tutte.
Scoprite subito i miei consigli!
1 – Non accettare una scadenza senza contrattare
Seguendo solo questo principio, avrete eliminato almeno il 50% delle vostre difficoltà in termini di organizzazione del lavoro.
È vero che, a seconda del vostro ruolo, potete avere un margine di manovra molto diverso in termini di negoziazione.
Tuttavia, ciò che è importante per voi è iniziare a sviluppare una nuova abitudine, ovvero quella di negoziare i compiti che vi verranno assegnati.
Se dubitate dell’efficacia di questa strategia, pensate agli adolescenti e a come riescono costantemente a negoziare tutto ciò che viene loro richiesto.
Se siete genitori, sapete di cosa sto parlando. Ma in ogni caso, si può imparare dalla loro capacità di rimanere fiduciosi quando si tratta di negoziare tutto con i genitori.
Naturalmente, questo è solo un esempio. L’importante è trovare l’esempio che vi calzi a pennello e vi motivi a smettere di accettare automaticamente ogni compito.
Imparare a negoziare richiede la capacità di essere più assertivi e questo richiederà pratica e tempo.
Ma farlo migliorerà la qualità della vostra vita non solo al lavoro, ma anche in qualsiasi altra situazione.
Un modo per facilitare lo sviluppo dell’assertività è quello di creare una nuova abitudine di negoziare più spesso nella vostra vita.
All’inizio inizierete con aspetti meno importanti. Poi, con il passare del tempo e con una maggiore sicurezza, passerete a problemi sempre più importanti.
Per approfondire il tema delle abitudini, vi invito a leggere il mio articolo su come cambiare le abitudini di vita una volta per tutte, in cui affronto questo argomento in modo più approfondito.
Consiglio pratico: iniziate a negoziare al lavoro
La prossima volta che il vostro manager vi affiderà dei compiti, cercate di negoziare e non dite subito di sì.
Non è importante il risultato che otterrete, ma la scelta di provarci.
In seguito, scrivete ciò che avete imparato dalla trattativa, in modo da poter gestire meglio la prossima discussione con il vostro manager.
2 – Valutate attentamente il tempo necessario per completare i vostri compiti
In un precedente articolo ho parlato di questo consiglio, utile sia per le scadenze quotidiane che per quelle a medio termine.
Le ricerche e la mia pratica di time management coach mi hanno insegnato che le persone tendono a sottovalutare il tempo necessario per portare a termine un determinato compito.
È un errore che riguarda tutti, compreso il vostro manager e i dirigenti della vostra azienda. Se siete lavoratori autonomi, il problema riguarda anche i vostri clienti, fornitori, collaboratori, ecc.
Detto questo, capite che non potete ignorare questo aspetto quando negoziate con il vostro capo sul lavoro da svolgere.
Una possibile soluzione per limitare questo accumulo collettivo di errori è chiedere sempre più tempo per completare gli incarichi.
In questo modo, sarete in grado di lavorare con più calma, di affrontare meglio gli imprevisti sul lavoro, di evitare di commettere troppi errori e di fornire un lavoro di migliore qualità.
Un’altra soluzione è quella di contrapporre alla stima iniziale del tempo necessario per completare i compiti una valutazione più pessimistica che tenga conto di ciò che potrebbe non accadere come previsto.
Questo vi permetterà di giungere a una valutazione più realistica del lavoro da svolgere.
Consiglio pratico: siate meno ottimisti nelle vostre valutazioni
La prossima volta che vi viene chiesta una scadenza per il completamento di un compito, chiedete tempo per riflettere e non date subito una risposta.
Cercate di non cedere alla pressione che gli altri cercano di esercitare su di voi.
Quindi chiedete almeno il 50% di tempo in più rispetto a quello che pensate di avere bisogno e cercate di ottenere almeno il 25% in più.
Questo vi aiuterà a far fronte a una stima troppo ottimistica del tempo necessario per rispettare la scadenza.
3 – Finite prima ciò che è importante
Se vi trovate già in una situazione di estrema urgenza, sapete già che non riuscirete a finire tutto con un buon livello di qualità.
In questa fase, avete la possibilità di scegliere se portare a termine i vostri compiti con una qualità media o se portare a termine solo una parte dei compiti, ma con una buona qualità del lavoro svolto.
Il mio consiglio è di scegliere la seconda opzione, perché così facendo potrete dimostrare di aver fatto del vostro meglio ed evitare di perdere tempo per raggiungere in seguito un livello qualitativo migliore.
Ecco cosa vi suggerisco di fare.
Identificate ciò che è veramente importante e date un ordine di priorità ai vostri compiti.
Concentratevi sull’attività più importante e non passate a quella successiva se non l’avete terminata.
Poi passate ad altri compiti nell’ordine di priorità stabilito.
Per massimizzare la vostra efficacia in questi momenti:
- Pianificate i compiti in base al vostro cronotipo
- Dormite almeno 7 ore a notte
- Fate pause regolari
- Pianificate del tempo per rilassarvi
- Riducete le distrazioni
Consiglio pratico: notate i vostri momenti di incoerenza
Anche con le migliori intenzioni, potreste non agire sempre in modo coerente con i consigli che vi ho appena dato.
Vi invito a notare quei momenti in cui decidete, ad esempio, di occuparvi di un compito facile anziché di uno importante.
Siate comprensivi con voi stessi e perdonatevi, perché in questo modo proteggerete anche la vostra autostima e ridurrete la procrastinazione.
4 – Pianificate delle scadenze intermedie
Invece di concentrarvi su un’unica data finale per completare il vostro lavoro, suddividete il tempo a vostra disposizione in unità temporali della stessa durata.
Poi dividete il tempo totale per il numero di unità e calcolate la percentuale di lavoro da completare per ogni unità di tempo.
Se, ad esempio, un’unità di tempo corrisponde al 10% del progetto da completare, per evitare di accumulare un ritardo, dovreste completare almeno il 10% del lavoro.
Il mio consiglio è cercare di completare un po’ più del 10% del lavoro previsto per ogni fase, in modo da avere più tempo per perfezionare il lavoro.
Al termine di ogni unità di tempo, valutate l’efficacia delle vostre azioni.
Che siate in anticipo o in ritardo, prendetevi il tempo per capire cosa potete fare rapidamente per essere ancora più efficaci, ridurre lo stress e finire il progetto prima del previsto.
Per motivarvi ulteriormente e per motivare i vostri collaboratori, usate il piacere e il dolore a vostro vantaggio.
Descrivete con precisione quali saranno le conseguenze per voi e per gli altri se non ce la farete e quali saranno i benefici per voi e per gli altri se tutto andrà come previsto.
Consiglio pratico: pianificate in modo globale
Piuttosto che programmare il vostro tempo un giorno alla volta, vi suggerisco di pianificare il vostro tempo su un mese, in modo da poter stabilire delle scadenze intermedie.
All’inizio ci vorrà un po’ più di tempo, ma in questo modo avrete una visione d’insieme del lavoro da svolgere, del tempo necessario per recuperare, ecc.
Conclusione su come rispettare le scadenze al lavoro ed evitare lo stress da deadline
In questo articolo ho presentato 4 consigli su come rispettare le scadenze al lavoro.
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Questo articolo è disponibile anche in altre lingue
English: 4 Effective Ways To Deal With Deadline Stress At Work
Français : Comment respecter les délais au travail et éviter le stress des deadlines