4 metodi su come organizzare il tempo
In questo articolo su come organizzare il tempo, condivido con voi diversi modi di programmare e organizzare il vostro tempo per migliorare la vostra produttività sul lavoro e la qualità della vostra vita privata.
Seguendo questi principi, sarete in grado di raggiungere i vostri obiettivi in tempi soddisfacenti, proteggendo contemporaneamente la vostra salute e il vostro benessere.
Scoprite subito i miei consigli per pianificare meglio il vostro tempo!
1 – Pianificate in modo coerente con i vostri valori e obiettivi
Il miglior modo per pianificare a lungo termine consiste nell’organizzare la gestione del tempo in base ai propri valori.
I valori sono ciò che è importante per voi nella vostra vita. Ogni individuo ha valori diversi. Pertanto ognuno sceglie ciò che è “giusto” per sé.
Questo metodo di programmazione del tempo richiede chiarezza sulla priorità dei valori individuali.
Se non conoscete i vostri valori o se avete dubbi sul loro ordine di importanza, potete rivolgervi a un life coach che vi aiuterà a ritrovare la chiarezza necessaria per prendere decisioni importanti nella vostra vita.
Se conoscete già molto bene i vostri valori e il loro ordine di priorità, vi invito a prendervi del tempo prima di fare scelte importanti.
Questo è fondamentale perché per essere soddisfatti e avere una buona autostima è indispensabile verificare la coerenza tra i propri valori e le proprie scelte.
Se non lo fate, sarete insoddisfatti e avrete meno autostima e di conseguenza meno fiducia in voi stessi.
Se state attraversando un momento difficile e accusate un calo di fiducia in voi stessi, vi consiglio di scoprire alcuni consigli efficaci per rafforzare la vostra autostima.
Una scelta importante è quella dell’azienda per cui si decide di lavorare.
Se il settore di attività o i valori dell’azienda sono completamente in contrasto con i vostri valori personali, non riuscirete a realizzarvi in questa organizzazione.
Potrete impegnarvi per brevi periodi di tempo se avete bisogno di lavorare, ma non potrete sentirvi bene senza pagarne le conseguenze.
Il mio consiglio è quello di essere più attenti alle decisioni importanti che prendete nella vostra vita e di non decidere senza prima verificare la coerenza tra i vostri valori e quelli delle altre persone con cui entrate in contatto.
Una volta fatto questo, vi suggerisco di pianificare circa l’80% del vostro tempo per le attività importanti, cioè quelle che vi permetteranno di raggiungere degli obiettivi coerenti con i vostri valori.
2 – Pianificate in base al vostro cronotipo
Il modo migliore di gestire il tempo su base giornaliera è pianificare il tempo in base al vostro cronotipo.
Si tratta di una predisposizione genetica a rendere meglio in determinati momenti della giornata.
Ogni persona ha un cronotipo diverso ed è più efficace al mattino, nel pomeriggio, di sera o nella combinazione di questi orari.
Per migliorare la produttività, è consigliabile iniziare la giornata presto se avete un cronotipo mattutino, ma non si tratta di una buona strategia se siete più produttivi nel pomeriggio o di sera.
Se non conoscete il vostro cronotipo, vi invito a fare questo test online.
Nel corso della mia carriera di coach in gestione del tempo, ho ripetutamente riscontrato che le persone hanno spesso difficoltà a valutare il proprio cronotipo.
Tuttavia, non appena le persone identificano e pianificano il loro tempo in modo coerente con la loro predisposizione innata, diventano più produttive sul lavoro e, più in generale, nella loro vita.
In sintesi, pianificate ogni giorno le attività più importanti in base al vostro cronotipo.
Prestate attenzione anche ai vostri momenti di contraddizione, quando decidete di concentrarvi su attività meno importanti nel momento in cui il vostro cronotipo è favorevole.
L’importante è rendersene conto senza giudicarsi e perdonarsi per evitare di procrastinare.
Inoltre, è importante capire cosa vi spinge a non mantenere i vostri impegni.
Ciò può dipendere da diversi fattori, come la mancanza di sonno.
Se non dormite abbastanza o se dormite bene, avrete difficoltà a rimanere concentrati nel corso della giornata.
3 – Pianificate in base a ciò che è urgente
Ci sono momenti in cui non si ha il tempo di pensare sul lungo termine e si deve rispondere alle urgenze del momento quasi immediatamente.
In questo caso, è bene pianificare il tempo su una settimana, in modo da inserire nella vostra lista di cose da fare e nella vostra agenda le attività urgenti che dovranno essere priorizzate.
Il mio consiglio è stabilire un ordine di priorità per le urgenze in base al livello di impatto negativo che possono provocare se non le affrontate rapidamente.
Stimate l’impatto potenziale in modo pessimistico per evitare qualsiasi tendenza all’ottimismo.
Poi disegnate una tabella. Nella prima colonna scrivete il compito urgente, nella seconda le conseguenze negative se non agite nella settimana in corso e nella terza un numero compreso tra 1 e 3 per indicare l’impatto. 1 corrisponde a un impatto debole, 2 a un impatto medio e 3 a un impatto forte.
In seguito, programmate il 90% delle attività urgenti nella vostra agenda e lasciate il restante 10% del tempo per quelle importanti.
Non passate ai compiti importanti se non avete finito quelli urgenti e, se non avete abbastanza tempo, rimandate i compiti importanti.
Se non riuscite a gestire tutte le emergenze in una settimana, pianificatele per la settimana successiva, dedicando l’80% del tempo alle attività urgenti e il 20% a quelle importanti.
Per ridurre questi momenti di urgenza, vi consiglio di individuare i compiti che tendete a rimandare per capire perché procrastinate.
Farlo è importante per trovare strategie comportamentali su misura per ridurre il più possibile l’abitudine di procrastinare.
4 – Pianificate ciò che è importante a breve termine
Nella vita ci sono momenti nei quali è importante cogliere le opportunità che si presentano.
In questi momenti, è meglio adattare la gestione del tempo focalizzandosi su ciò che è importante durante la settimana e mettendo da parte tutto il resto.
Vi suggerisco di eliminare per una settimana tutti i compiti non importanti, non urgenti e quelli a medio e lungo termine.
Concentrate tutto il vostro tempo e le vostre risorse sull’opportunità che volete cogliere, ma ricordatevi di priotizzare i vostri compiti e di eseguirli il più rapidamente possibile, senza tenere conto del vostro cronotipo.
Non siate perfezionisti, l’importante è portare a termine i vostri compiti con un livello di qualità accettabile. Se procrastinate troppo a causa del vostro perfezionismo, perderete delle grandi opportunità.
Conclusioni su come pianificare il tempo
In questo articolo vi ho mostrato come la pianificazione del tempo debba essere flessibile per adattarsi alle vostre esigenze.
Comprenderete quindi che non potete pianificare il vostro tempo sempre nello stesso modo per essere produttivi e per raggiungere i vostri obiettivi.
La pianificazione a lungo termine è importante per gestire progetti di vita importanti, ma non quando si hanno emergenze da affrontare o opportunità da cogliere.
Il più delle volte è invece essenziale tenere conto del vostro cronotipo e delle vostre abitudini.
Se siete interessati al tema della produttività, vi invito a scoprire tutti i miei articoli sulla produttività.
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Questo articolo è disponibile anche in altre lingue
English: How to plan your time: 4 methods adapted to your situation
Français : Comment planifier son temps : 4 méthodes adaptées à votre situation