Gestione del tempo per gli imprenditori
La gestione del tempo è un’abilità importante per qualsiasi imprenditore, sia che abbia appena iniziato sia che lavori già a tempo pieno. Vi aiuta a rimanere organizzati, a dare priorità ai vostri compiti e a evitare il burnout.
In questo articolo mi concentrerò sulla gestione del tempo per gli imprenditori.
È un argomento che mi appassiona e che conosco molto bene perché sono un imprenditore come voi.
In questo articolo condividerò con voi alcuni consigli tratti dalla mia esperienza personale e da quella di imprenditori che ho aiutato nella gestione del loro tempo.
Scoprite subito i miei consigli!
1 – Fissatevi degli obiettivi specifici
Se volete imparare a gestire meglio il vostro tempo, iniziate fissandovi degli obiettivi che siano realistici e misurabili.
Inoltre, devono essere specifici, in modo che sappiate esattamente cosa dovete fare per raggiungerli.
Una volta definiti i vostri obiettivi, individuate cosa vi motiva a raggiungerli.
Iniziate con le motivazioni superficiali, le prime che vi vengono in mente.
Ma non accontentatevi di queste, perché non sono le più importanti per aiutarvi a superare i momenti più difficili.
Continuate a impegnarvi finché non troverete una motivazione sufficientemente forte per continuare a fare del vostro meglio giorno dopo giorno.
Quello che ho imparato nel corso degli anni è che le motivazioni più forti per gli imprenditori sono di natura altruistica e sono legate alla necessità di contribuire in qualche modo alla vita degli altri.
Personalmente, quando ho dei momenti di demotivazione, penso alle persone che hanno bisogno di me. Potrebbe trattarsi di clienti potenziali, della mia famiglia o di chiunque altro non potrò aiutare se mi arrendo. Questo mi aiuta sempre a riprendermi e a ricominciare.
Qual è la motivazione principale che vi spinge a raggiungere i vostri obiettivi?
2 – Priorizzate le vostre attività
Dopo aver fissato gli obiettivi, occorre stabilire le priorità per i compiti da svolgere.
Iniziate da quelli più importanti. Questo vi aiuterà a rimanere concentrati e a non farvi distrarre da elementi meno importanti.
Adesso che avete identificato la vostra motivazione principale, conoscete anche il valore che guida il vostro comportamento come imprenditori.
Per pianificare efficacemente i vostri compiti, dovete conoscere e dare priorità a tutti i vostri valori più importanti.
In questo modo, vi assicurerete che gli obiettivi che avete pianificato saranno coerenti con i vostri valori. Se lo sono, vi sentirete più soddisfatti nel raggiungerli. Se non lo sono, vi sentirete insoddisfatti anche se li raggiungerete.
Successivamente, decidete quale degli obiettivi più importanti che avete selezionato è il più facile da raggiungere in un arco di tempo ragionevole.
Dedicate la maggior parte del vostro tempo, delle vostre energie e delle vostre risorse al raggiungimento di questo obiettivo. Non lasciatevi distrarre da altri obiettivi o opportunità che vi si presentano.
Pianificate almeno l’80% delle vostre attività quotidiane per raggiungere questo obiettivo prioritario.
Poi, a seconda del vostro cronotipo, cioè della vostra predisposizione genetica a performare meglio in determinati momenti della giornata, pianificate le attività prioritarie in base ad esso.
Ma sappiate che non potrete sempre pianificare i vostri compiti in base al vostro cronotipo. Di tanto in tanto, dovrete rispondere alle richieste degli altri, alle emergenze lavorative o ad altre sfide personali.
In questi momenti, fate del vostro meglio con quello che avete e non lasciate che lo stress prenda il controllo della vostra mente.
Cercate di mantenere la calma e di dirvi che avete tempo per affrontare la situazione nella settimana in corso o in quella successiva.
In questo modo potrete prendere le migliori decisioni possibili e ottimizzare il tempo e le risorse a vostra disposizione.
3 – Pianificate in modo consapevole
Se vi sentite sopraffatti, provate a suddividere i grandi progetti in blocchi più piccoli. In questo modo sarà più facile gestirli.
Usare le emozioni in modo efficace è essenziale per mantenere la produttività e proteggere il vostro benessere.
Non cadete nella trappola di riempire la vostra agenda senza lasciare del tempo per voi stessi.
Datevi il tempo necessario per raggiungere gli obiettivi che vi stanno a cuore nel tempo che desiderate.
Ma ricordatevi che non è possibile pianificare la settimana e le giornate lavorative senza tenere conto delle specificità della vostra vita privata.
L’obiettivo di questo articolo è aiutarvi a organizzare la vostra giornata in modo più sostenibile per mantenere un buon equilibrio nella vostra vita.
A tal fine, pianificate la vostra giornata pensando anche agli impegni personali, ma riservando del tempo solo per voi.
Non potete rischiare di dimenticarvi di voi stessi pensando solo agli altri. Anche voi siete importanti come tutti gli altri.
E se contribuire positivamente alla vita degli altri è importante per voi come lo è per me, essendo benevoli con voi stessi sarete in grado di fare ancora di più per gli altri.
4 – Siate flessibili
Uno dei motivi principali per cui le persone hanno difficoltà a gestire il loro tempo è che non sono abbastanza flessibili.
Stabiliscono scadenze rigide e si aspettano di rispettarle senza alcun margine di manovra.
Questo porta a stress e frustrazione quando la situazione non va secondo i piani. Cercate piuttosto di essere più aperti e di accettare i cambiamenti.
Ma questo è solo l’inizio per diventare più flessibili.
Il mio consiglio è di prepararvi delle alternative da attuare nel caso in cui, per motivi diversi, non possiate seguire il vostro programma.
Potete ricorrere alle intenzioni di implementazione, cioè a dichiarazioni del tipo “se-allora” che rendono più semplice la realizzazione di un determinato comportamento.
Ad esempio, se non posso occuparmi delle attività che ho pianificato il giorno precedente, mi concentro su un altro compito.
Potete anche preparare due to-do list, una principale e un’altra per affrontare gli imprevisti.
Il segreto è iniziare ogni giorno con una visione chiara del primo compito che volete portare a termine e di quello successivo.
In questo modo migliorerete la vostra produttività sul lavoro.
5 – Non procrastinate
Se un amico o un familiare vi ha mai detto: “Non ce la farai mai”, sapete di cosa sto parlando. È difficile non lasciarsi influenzare da queste parole e quindi procrastinare.
Tuttavia, non è necessario preoccuparsi. Ci sono modi per superare la procrastinazione e iniziare a riprendere il controllo della vostra vita.
In definitiva, siete voi a decidere se credere o meno a ciò che gli altri dicono di voi.
Dimostrate ai vostri detrattori che si sbagliano e, invece di lasciare che la loro negatività vi limiti, usate le emozioni che provate come carburante per raggiungere più velocemente i vostri obiettivi.
Ma l’opinione degli altri non è l’unica cosa che può indurvi a procrastinare.
La procrastinazione può anche essere legata a un perfezionismo negativo che vi impedisce di iniziare a svolgere un determinato compito perché non vi si sente all’altezza.
Anche le caratteristiche intrinseche del compito possono farvi procrastinare. Se ritenete che un’attività sia troppo noiosa o difficile da portare a termine, è più probabile che procrastiniate.
Un modo efficace per ridurre la procrastinazione è avere sempre delle attività pianificate. Le persone che hanno sempre qualcosa da fare riescono a gestire meglio le emozioni negative causate dal non aver portato a termine un compito nei tempi previsti. Di conseguenza, procrastinano meno di altri individui.
Per approfondire il tema della procrastinazione, vi invito a leggere i miei due articoli: 10 consigli sorprendenti per smettere di procrastinare e passare all’azione e 11 consigli per combattere la procrastinazione al lavoro e a casa.
6 – Investite più tempo nel miglioramento dei processi e delle vostre competenze
Yoo, Corbett e Roels (2016) dimostrano che è opportuno investire più tempo nel miglioramento dei processi fin dalle prime fasi, quando il costo di opportunità è relativamente basso. Gli autori consigliano agli imprenditori di pensare in termini di “ritorno sul tempo investito”, per decidere a quali attività di miglioramento dei processi dare priorità e quando passare dal miglioramento dei processi all’aumento e al recupero dei ricavi.
Prima di migliorare i processi, è necessario crearli. Se non ne avete nemmeno uno, vi invito a iniziare a crearne uno per ciascuna delle vostre responsabilità come imprenditori.
È anche importante sapere su quali competenze è necessario concentrarsi per avere successo nella vostra attività.
Perks e Struwig (2005) hanno identificato 13 competenze che gli imprenditori devono possedere:
- sviluppo personale
- networking
- marketing relazionale
- gestione del tempo
- gestione dello stress
- abilità nelle presentazioni
- negoziazione
- gestione aziendale
- archiviazione dei documenti
- gestione finanziaria
- competenze informatiche
- management
- gestione dei rischi
Kochey (2019) mostra le qualità degli imprenditori di successo:
- leadership e capacità relazionali
- flessibilità
- energia e passione
- creatività e innovazione
- organizzazione e spirito di osservazione
- pensiero realistico
- buona gestione del tempo
- buona capacità decisionale e di assunzione di rischi
- capacità di comunicazione
- competenze tecnologiche
Vi propongo di valutarvi per ciascuna di queste abilità. Poi, per ogni abilità, individuate un’azione che vi permetta di iniziare a progredire verso un livello più alto.
Conclusione sulla gestione del tempo per gli imprenditori
In questo articolo ho condiviso con voi 6 consigli efficaci per gestire al meglio il vostro tempo come imprenditori.
Aggiornerò regolarmente questo articolo per continuare a darvi nuovi consigli utili.
Se siete interessati al tema della produttività, vi invito a scoprire tutti i miei articoli sulla produttività.
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Questo articolo è disponibile anche in altre lingue
English: Time Management for Entrepreneurs: How to Manage Your Time, Energy & Effort
Français : Gestion du temps pour les entrepreneurs : gérer votre énergie et vos efforts