3 consigli efficaci per smettere di avere un’agenda piena di impegni
Avete quasi sempre un’agenda piena di impegni?
Se siete costantemente a corto di tempo, siete stressati e non siete produttivi come vorreste. È arrivato il momento di imparare a pianificare meglio il vostro tempo al lavoro e nella vita privata.
1 – Priorizzate i vostri obiettivi
Potete priorizzare le vostre attività in vari modi. Alcuni di voi utilizzano la matrice di Eisenhower, altri la matrice abcde, altri ancora non hanno un metodo per definire le priorità delle loro mansioni, ecc.
Un modo molto efficace per evitare un’agenda sovraccarica è pianificare i vostri compiti in base al livello di importanza dei vostri obiettivi. Se non avete ancora assegnato loro delle priorità, è il momento di farlo.
Perché?
Perché nell’arco della giornata disponete di un numero limitato di ore e di energia.
Se non assegnate un ordine di priorità ai vostri obiettivi, destinerete le vostre energie alle vostre attività in modo casuale.
Di conseguenza, sarete meno efficaci, tenderete a demotivarvi e persino a procrastinare alcuni compiti.
Al contrario, occupandovi dell’obiettivo o del problema più importante che dovete affrontare, aumenterete la vostra motivazione e raggiungerete più velocemente il vostro obiettivo principale.
Raggiungere il primo obiettivo vi darà più energia per conseguirne un secondo, un terzo e così via. In questo modo, aumenterete la fiducia in voi stessi e la vostra autostima.
La vostra autoefficacia aumenterà e, di conseguenza, diventerete ancora più produttivi nella vostra vita.
A questo punto, vi propongo di passare al consiglio pratico.
Consiglio pratico: definite i vostri 2 obiettivi più importanti dell’anno
Vi consiglio di fissare un obiettivo lavorativo e uno personale.
Se non sapete come si definiscono gli obiettivi, vi consiglio di leggere il mio articolo su come definire e raggiungere gli obiettivi.
Poi, una volta definiti gli obiettivi, pianificate ogni giorno delle attività che vi permetteranno di raggiungerli nell’anno in corso.
Adesso vi propongo di passare al consiglio successivo, che consiste nel dare priorità ai vostri compiti in base al loro impatto.
2 – Priorizzate le vostre attività in base al loro impatto potenziale
Nei miei articoli precedenti vi ho consigliato di pianificare le attività tenendo conto del vostro cronotipo e del loro livello di importanza.
Ora vi suggerisco un terzo metodo, che consiste nel pianificare le attività in base al loro impatto.
A seconda della vostra tendenza a concentrarvi sugli aspetti positivi o negativi della vita, darete priorità alle vostre attività in modo diverso.
Se siete una persona tendenzialmente ottimista e maggiormente motivata a raggiungere un risultato positivo, sarete più efficaci se programmerete nella vostra agenda attività che avranno un impatto positivo sulla vostra vita.
Se invece siete maggiormente motivati ad evitare che accada qualcosa di negativo, sarete più produttivi programmando le vostre attività in funzione del loro eventuale impatto negativo.
In caso di dubbio, provate entrambe le opzioni e scegliete quella più adatta a voi.
A questo punto, vi propongo di passare al consiglio pratico.
Consiglio pratico: stilate un elenco degli effetti positivi e negativi
Per prima cosa, redigete la vostra to-do list giornaliera.
Poi, accanto a ciascun compito, annotate un punteggio da 1 a 5 per indicare il livello di impatto di ciascuna attività se non la portate a termine. 1 è l’impatto più basso e 5 quello più alto.
In seguito, ordinate le attività partendo da quella con l’impatto maggiore fino ad arrivare a quella con l’impatto minore.
In questo modo potrete iniziare la giornata con le attività a più alto impatto fin dal mattino.
Ora vi propongo di passare al prossimo consiglio: delegare alcune attività.
3 – Delegate alcune attività
Uno dei motivi per cui la vostra agenda è troppo piena è che non delegate abbastanza o addirittura neanche una delle vostre attività.
In un altro articolo, su come imparare a delegare, ho affrontato questo argomento in modo più dettagliato.
Qui vorrei solo condividere con voi i tipi di attività che potete iniziare a delegare sia nella vostra vita lavorativa che in quella personale.
Ci sono tre tipi di attività che possono essere delegate.
Nella prima categoria rientrano i compiti che rimandate da molto tempo. Si tratta di attività noiose, poco interessanti e, in generale, di compiti che non desiderate portare a termine.
Nella seconda categoria, ci sono occupazioni che richiedono molto tempo e che gli altri possono imparare a svolgere abbastanza rapidamente.
Nella terza categoria rientrano i compiti che richiedono di ricorrere ai propri punti deboli. Si tratta di varie attività professionali o personali che vi mettono a disagio e che hanno un impatto negativo sulla vostra autostima.
Se affidate queste tre categorie ad altre persone, potrete concentrarvi maggiormente su ciò che è veramente importante per voi e guadagnare tempo per pianificare attività piacevoli e importanti per il vostro benessere.
Consiglio pratico: iniziate a delegare almeno un compito questa settimana
Il più difficile è iniziare a delegare.
Scegliete un compito che rientri in una delle tre categorie precedenti e iniziate a delegarne almeno uno questa settimana.
Pianificate il giorno, l’ora e la persona alla quale chiederete aiuto.
Se siete già pronti a delegare, fatelo subito.
Conclusione su come non avere un’agenda troppo fitta di impegni
In questo articolo ho condiviso con voi tre consigli per riprendere il controllo del vostro tempo.
Se siete interessati al tema della produttività, vi invito a consultare tutti i miei articoli sulla produttività.
Se volete avvalervi delle competenze di un coach per la gestione del tempo, scriveteci subito utilizzando il nostro modulo di contatto o chiamateci telefonicamente o su WhatsApp al +33 6 69 46 03 79.
Se siete pronti a passare all’azione, scoprite adesso i nostri pacchetti di coaching:
- pacchetto di 3 sessioni di coaching
- pacchetto di 5 sessioni di coaching
- pacchetto di 10 sessioni di coaching
Questo articolo è disponibile anche in altre lingue
English: Overloaded schedule? 3 tips on how to take back control of your time
Français : Agenda surchargé ? Comment reprendre le contrôle de votre temps: 3 conseils