5 consigli su come organizzare la settimana lavorativa produttiva per una migliore pianificazione settimanale
Per iniziare un nuovo progetto o un nuovo compito, è utile sapere come organizzare la settimana lavorativa in anticipo.
Ecco alcuni consigli su come prepararsi a una settimana produttiva che vi aiuteranno a rimanere organizzati e concentrati durante tutti i giorni della settimana.
1 – Recuperate le vostre energie
Per iniziare la settimana nelle migliori condizioni, è necessario ricaricare completamente le batterie.
A tal fine sono necessarie delle buone abitudini. Ad esempio, è necessario dormire a sufficienza. La maggior parte delle persone ha bisogno di dormire tra le 7 e le 9 ore ogni notte per sentirsi bene e avere abbastanza energia durante la giornata.
Se in media dormite meno di 7 ore al giorno, potete pianificare una durata del sonno e un rituale pre-addormentamento per ottimizzare la qualità del vostro riposo.
Il rituale pre-sonno deve essere qualcosa che faciliti il vostro rilassamento e vi metta nelle migliori condizioni per godervi una notte riposante.
Per ottimizzare il tempo di riposo, è importante migliorare il modo in cui gestite lo stress. Un modo efficace per farlo è migliorare la capacità di utilizzare al meglio le emozioni che provate in un determinato momento.
Ad esempio, potete utilizzare un quaderno nel quale annoterete i principali eventi che hanno caratterizzato la vostra settimana. Accanto ad ogni evento, scriverete l’emozione provata, il modo in cui avete agito in risposta a quell’emozione e il risultato ottenuto.
Poi, accanto a ogni risultato, aggiungete almeno un significato positivo alla situazione che avete incontrato e almeno un’azione da intraprendere per migliorare la vostra vita. In questo modo potrete migliorare ulteriormente la qualità del vostro sonno.
Se invece continuate a procrastinare il sonno, sarete meno produttivi e questo ridurrà le possibilità di raggiungere i vostri obiettivi in tempi ragionevoli.
Di conseguenza, inizierete a sentirvi demotivati e a procrastinare di più, con effetti negativi sulla vostra autostima.
Inoltre, sarete più esposti allo stress e questo aumenterà le probabilità di sviluppare problemi di salute.
Se volete evitare tutte queste spiacevoli conseguenze per voi stessi e per i vostri cari e siete motivati da tutti i benefici che derivano dal disporre di tempo sufficiente per riposare e rilassarsi, avrete maggiori probabilità di iniziare la vostra settimana nelle condizioni più favorevoli.
Adesso vi suggerisco di passare al prossimo consiglio, che consiste nel fissare i vostri obiettivi per la settimana.
2 – Fissatevi degli obiettivi
Per definire gli obiettivi settimanali, si parte dagli obiettivi per l’anno in corso.
Poi definirete l’obiettivo o gli obiettivi per la settimana che dovranno essere coerenti con quelli dell’anno e che potrete raggiungere durante la settimana.
Poi procederete allo stesso modo, partendo dall’obiettivo o dagli obiettivi della settimana per determinare gli obiettivi di ogni giorno.
Per massimizzare le possibilità di raggiungere l’obiettivo della settimana, potete elencare in anticipo gli ostacoli più probabili che potreste incontrare, le soluzioni per affrontarli e le risorse a vostra disposizione.
Poi, per ogni compito importante che avete pianificato, scrivete cosa accadrà di positivo se lo porterete a termine e cosa accadrà di negativo se non lo farete.
Successivamente, preparate un piccolo piano d’azione che illustri i compiti da svolgere e il modo in cui li svolgerete. Se lo desiderate, potete includere un modo alternativo di svolgere lo stesso compito.
Questo è particolarmente utile se sapete che state impiegando troppo tempo per completare un compito e volete portarlo a termine più rapidamente. Ma è anche un ottimo modo per migliorare la vostra flessibilità mentale e la vostra creatività.
Potete anche decidere in anticipo come affrontare gli imprevisti. Ad esempio, potete creare una o due intenzioni di implementazione per ridurre il vostro carico mentale.
Ad esempio, se non posso iniziare il compito che avevo programmato, mi dedicherò a un altro compito importante. Può sembrare una cosa di poco conto, ma vi accorgerete che pianificando attività alternative riuscirete a mantenere una buona produttività anche nelle condizioni più difficili.
Alla fine di ogni giornata, fate il punto della situazione per complimentarvi con voi stessi per i risultati ottenuti e anche per trovare delle soluzioni alle difficoltà incontrate. In questo modo rafforzerete la vostra autostima e la vostra motivazione.
Ora vi suggerisco di passare al prossimo consiglio: pianificare in anticipo e stabilire le priorità delle vostre attività.
3 – Pianificate in anticipo e priorizzate i vostri compiti
Pianificare in anticipo la vostra settimana e soprattutto il primo giorno della settimana migliorerà notevolmente la vostra produttività al lavoro.
Potete pianificare la settimana durante il fine settimana, nel momento più comodo per voi.
Tuttavia, fate attenzione a non commettere i due errori tipici della pianificazione.
Il primo è pianificare un numero eccessivo di compiti e il secondo è non prevedere pause sufficientemente lunghe tra queste attività.
Il mio consiglio consiste nel pianificare solo i compiti più importanti per l’intera settimana.
Pianificate almeno 30 minuti di pausa tra ogni attività importante per ottimizzare le vostre energie e la vostra capacità di rimanere concentrati.
Uno degli errori più grandi che si commettono quando si prepara una settimana è non dare una priorità agli impegni. Se cercate di affrontare troppe cose in una volta sola, probabilmente finirete per essere sovraccarichi e non riuscirete a portarle a termine.
Al contrario, dedicate un giorno alla settimana ad annotare per 30 minuti tutto ciò che desiderate realizzare durante la settimana successiva. In questo modo avrete un quadro chiaro di ciò che dovete fare e sarete in grado di stabilire le priorità in modo adeguato.
Ma qual è il modo migliore per assegnare un ordine di priorità ai vostri compiti settimanali?
Non esiste un modo perfetto per farlo, ma un modo efficace consiste nell’organizzarsi in base al proprio cronotipo.
Semplificando, possiamo definire il cronotipo come una sorta di predisposizione genetica che influenza la nostra capacità di funzionare al meglio.
Ognuno di noi ha un cronotipo diverso, il che significa che alcune persone sono più efficienti al mattino, al pomeriggio o alla sera.
Ciò significa che, nella misura in cui il lavoro e la vita privata ve lo consentono, dovreste pianificare le attività più importanti della settimana nei momenti della giornata in cui vi sentite più energici.
Se non potete pianificare i vostri compiti in base al vostro cronotipo, vi consiglio di pianificare ed eseguire i vostri compiti in funzione della loro importanza.
Non fate l’errore di privilegiare un’attività meno importante perché richiede meno concentrazione.
Se volete raggiungere i vostri obiettivi, è necessario rafforzare costantemente l’autodisciplina e ricordarvi le vostre motivazioni più profonde.
Potete anche ricorrere alle intenzioni di implementazione, al contrasto mentale e all’utilizzo di fattori contestuali per restare efficaci anche quando la vostra motivazione diminuisce.
Ora vi propongo di passare al prossimo consiglio: organizzarsi.
4 – Siate organizzati
Ora che avete tutto ciò che vi serve per sfruttare le vostre energie e lo stato d’animo giusto per migliorare la vostra produttività, è importante anche assicurarsi che gli strumenti e l’ambiente nel quale lavorate siano all’altezza.
La vostra scrivania deve essere ordinata, in modo da poter trovare facilmente ciò che vi serve durante la giornata lavorativa.
Assicuratevi che il vostro ufficio sia ben illuminato e ben ventilato durante il giorno.
Stabilite regole chiare con i vostri colleghi o con la vostra famiglia se lavorate da casa per evitare di essere disturbati e di perdere la vostra concentrazione.
Ricordate che ogni volta che perdete la concentrazione, avete bisogno di tempo per ritrovarla e questo porta a una diminuzione della produttività e a un aumento dello stress. Se avete problemi di assertività, vi suggerisco di leggere il mio articolo su come essere più assertivi.
Non siete solo dei professionisti, ma avete anche una vita privata.
Ciò significa che, per avere una settimana soddisfacente, dovete pianificare la totalità delle vostre attività.
Questo vi permetterà di dedicare le vostre energie e il vostro tempo agli aspetti più importanti della vostra vita.
In questo modo, eviterete di commettere uno degli errori più comuni nella gestione del tempo, ovvero dimenticarvi di voi stessi.
Pianificare e godersi attività che contribuiscono al vostro benessere vi aiuterà a diventare più efficaci e a preservare la vostra salute.
I fine settimana sono anche una buona occasione per pianificare tutti gli acquisti lavorativi e personali.
Se volete migliorare la vostra produttività e avere più tempo da dedicare ad attività piacevoli durante la settimana, potete svolgere la maggior parte delle incombenze della settimana durante il weekend.
Ad esempio, fare la spesa, preparare alcuni pasti in anticipo, svolgere le faccende domestiche, ecc.
Potete anche decidere di pianificare alcuni acquisti ricorrenti e ricevere direttamente a casa vostra ciò di cui avete bisogno, per ridurre la fatica mentale e automatizzare le attività.
Adesso vi propongo di passare al prossimo consiglio, che consiste nell’utilizzare ciò che avete imparato nel corso della settimana.
5 – Utilizzate ciò che avete imparato e continuate a migliorare
Cosa avete imparato durante la settimana lavorativa?
Quali risultati avete raggiunto?
Dove avete fallito?
Rispondete a queste tre domande e utilizzate ciò che avete imparato per migliorare la vostra produttività nella settimana successiva.
Ma fate piccoli passi per migliorare la vostra produttività.
Implementate un cambiamento alla volta e, una volta che sarà diventato automatico, passate al passo successivo.
In questo modo, realizzerete maggiori progressi in un tempo ragionevole ed eviterete di procrastinare.
Se siete troppo perfezionisti, rimanderete di più e non sarete efficaci quanto potreste.
Avere standard elevati è utile per raggiungere risultati importanti.
Ma se vi impedisce di intraprendere le azioni essenziali al vostro successo e al vostro benessere, allora è meglio ridurre le vostre aspettative in un primo momento.
Questo vi permetterà di portare a termine i vostri compiti in tempo, mantenendo un livello di qualità accettabile.
Poi, in un secondo tempo, vi concentrerete sul miglioramento del lavoro svolto.
Procedere in questo modo vi consentirà di eliminare le conseguenze negative del perfezionismo, come la procrastinazione, lo stress, la diminuzione dell’autostima, ecc. Inoltre, potrete godervi tutti i vantaggi del perfezionismo, in particolare la soddisfazione di raggiungere degli standard qualitativi che vi consentiranno di svolgere un lavoro eccellente.
Conclusione su come pianificare una settimana produttiva
In questo articolo ho condiviso con voi cinque consigli su come iniziare la settimana nel migliore dei modi.
Se siete interessati al tema della produttività, vi invito a consultare tutti i miei articoli sulla produttività.
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Questo articolo è disponibile anche in altre lingue
English: How to prepare for a productive week: 5 effective experience-based tips
Français : Comment planifier sa semaine de travail productive : 5 conseils efficaces