In questo articolo, vi fornisco dei consigli su come delegare efficacemente agli altri nella vostra vita professionale e personale.
Prima di passare ai consigli, è essenziale capire cosa vi motiva a delegare alcune delle vostre attività.
Lo scopo principale della delega è quello di guadagnare tempo per attività che sono più importanti per voi.
Se siete manager, la delega può essere utile per rifocalizzarvi su attività che migliorano le vostre competenze, per le quali siete stati assunti.
Il coaching per i manager è un approccio su misura per diventare più efficaci sul lavoro.
Se siete degli imprenditori, la delega vi aiuterà a concentrarvi sulle attività che vi aiutano ad incrementare le vendite.
Il business coaching è un affiancamento personalizzato che vi aiuterà a sviluppare gli affari.
Nella vostra vita personale, la delega vi permetterà di recuperare tempo per le attività e le persone che contribuiscono al vostro benessere.
Come delegare efficacemente al lavoro
1 – Definite il vostro obiettivo per delegare
Perché volete delegare?
Rispondere a questa domanda è il punto di partenza per una delega efficace.
Se il vostro obiettivo non vi è chiaro, non sarete in grado di delegare efficacemente.
Se volete imparare a definire correttamente i vostri obiettivi, vi consiglio di leggere il mio articolo su come fissare gli obiettivi, raggiungerli ed essere veramente felici.
Il più delle volte, l’uso della delega è la risposta a una situazione di crisi professionale, personale o globale.
Ci si sente sopraffatti, esausti e si ha l’impressione di essere costantemente a corto di tempo senza essere in grado di capire la situazione.
Una valutazione delle vostre esigenze da parte di un coach esperto in gestione del tempo può aiutarvi a uscire da questa situazione psicologicamente e fisicamente stressante.
Se siete manager, siete esposti alla pressione dei vostri direttori e alle aspettative del vostro team.
Se volete riprendere il controllo della situazione, dovete diventare consapevoli della vostra motivazione personale per delegare e non soltanto delle motivazioni espresse dalla vostra gerarchia.
Concentratevi sulle vostre motivazioni personali!
Altrimenti, le vostre difficoltà professionali avranno un impatto anche sulla vostra vita personale.
2 – Definite le attività che dovete delegare
A questo punto, avete identificato ciò che vi spinge a delegare per migliorare la qualità della vostra vita professionale e personale.
A questo punto è il momento di definire le attività che dovete delegare in modo prioritario.
Considerate che il vostro obiettivo è avere più tempo per voi stessi, ma tenete presente che non potete delegare tutto.
Potreste voler delegare :
- tutti i compiti che altre persone possono fare bene come voi in un periodo di tempo adeguato
- tutte le attività che la allontanano dai vostri obiettivi lavorativi più importanti
- tutti gli incarichi che altre persone possono effettuare in un lasso di tempo accettabile se vi prendete il tempo di addestrarle
- tutti le mansioni ripetitive che sono facili da eseguire
- tutti i compiti meno importanti riguardo ai quali procrastinate e che vi allontanano dai vostri obiettivi più importanti
3 – Definite un procedimento preciso per le attività che volete delegare
A questo punto sapete perché volete delegare e cosa delegare precisamente.
È il momento di elaborare un procedimento che permetta alla vostra delega di essere davvero efficace.
Definire un processo per delegare significa fornire istruzioni sufficientemente precise alle persone che eseguiranno una parte dei vostri compiti.
Più sarete specifici nello spiegare ciò che gli altri devono fare, più tempo guadagnerete e meno sarete stressati.
Pertanto, prendetevi il tempo necessario per scrivere una descrizione che faciliti il lavoro dei vostri collaboratori.
Potete migliorarla nel tempo in base al riscontro che riceverete dalle persone con cui lavorate.
In questa procedura specificherete anche il tempo necessario per completare un determinato compito.
4 – Delegate ogni incarico alla migliore persona disponibile
A seconda del livello di complessità del compito e della procedura, deciderete a quale persona delegare ogni compito.
A questo punto, è essenziale prendere in considerazione altri fattori per delegare con successo.
Dovreste delegare ad altre persone tenendo conto:
- dei loro punti forti
- de loro livello di competenza
- della loro personalità
- del livello generale di motivazione
- del livello di motivazione per eseguire un determinato compito
- del loro carico di lavoro
- della loro capacità di gestire lo stress
- del loro cronotipo
Capite quindi che delegare in modo efficace richiede che investiate del tempo per conoscere le persone con cui lavorate.
Il che significa che dovrete investire un po’ di tempo per diventare più consapevoli dei punti forti e dei punti deboli dei vostri collaboratori.
5 – Pianificate un monitoraggio della delega
Se applicate i consigli precedenti, sarete già sulla strada giusta per godere di tutti i benefici della delega sia al lavoro che nella vostra vita privata.
A questo punto, è importante programmare degli appuntamenti di controllo per assicurarsi che tutto proceda senza troppi ostacoli.
È possibile migliorare questo monitoraggio stabilendo in anticipo delle regole da seguire in caso di difficoltà nel completamento dei compiti assegnati.
Per esempio, potete programmare delle fasce orarie nella vostra agenda affinché il collaboratore vi possa contattare telefonicamente se incontra un problema che gli impedisce di portare a termine il suo incarico.
Ad ogni riunione di verifica, il vostro ruolo sarà di capire se la persona sta avanzando al ritmo previsto o se, al contrario, sta incontrando difficoltà che non avevate previsto.
In quest’ultimo caso, il vostro ruolo sarà quello di trovare soluzioni per facilitare il suo lavoro.
Questa fase è molto delicata dal punto di vista della comunicazione.
È estremamente importante mantenere un buon rapporto con gli altri, comunicando in modo empatico e solidale.
Non criticate o giudicate!
Se lo fate, potreste giungere a conclusioni errate.
Se un determinato compito è facile per voi, non è detto che lo sia per gli altri.
Siamo tutti diversi e ogni individuo ha bisogno di una quantità variabile di tempo per completare un dato compito.
Invece di rimproverare gli altri, assicuratevi di fare del vostro meglio per migliorare la vostra capacità di delegare.
6 – Sconfiggete i nemici della delega
La delega è un aspetto della gestione del tempo che è influenzato da diversi fattori psicologici.
Tra questi fattori, il più comune è il perfezionismo.
Se siete una persona molto perfezionista, non sarete in grado di delegare o non riuscirete a delegare efficacemente.
Apprendere a delegare significa saper accettare alcune imperfezioni, soprattutto all’inizio.
E questo perché è necessario del tempo per imparare a delegare bene e perché più conoscete i vostri collaboratori, e meglio sarete in grado di delegare.
Delegare efficacemente è quindi un doppio esercizio che richiede di imparare a gestire sia le proprie imperfezioni che quelle delle persone con cui si collabora.
Per approfondire il tema del perfezionismo, ti invito a leggere l’articolo come smettere di essere un perfezionista sul lavoro e nella vita privata.
Imparate a delegare nella vostra vita privata
La delega si applica anche alla vostra vita personale.
In quest’ultimo caso, un life coach è la persona più adatta per assistervi in questo processo.
Qui, però, ho qualche altro suggerimento per voi.
Dovreste automatizzare tutti i compiti che possono essere eseguiti senza la vostra supervisione: pagamenti, backup, ecc.
Anche se avete dei dubbi, sappiate che potete delegare alcune attività personali per avere più tempo libero, per esempio per praticare qualche sport o incontrare gli amici o sviluppare qualche nuova abilità.
L’approccio più semplice consiste nel misurare il tempo che passate in compiti ripetitivi per delegarli e avere più tempo per le attività importanti della vostra vita.
Poi, cercate di ridurre o se possibile eliminare le attività non importanti o negative come guardare la TV o stare troppo tempo sui social network.
Scoprirete che applicando queste semplici strategie, sarete in grado di guadagnare diverse ore a settimana.
Conclusione su come delegare al lavoro e nella vita privata
In questo articolo vi ho proposto alcuni consigli su come imparare a delegare efficacemente per migliorare la qualità della vostra vita.
Se siete interessati al tema della produttività, vi invito a consultare tutti i miei articoli sulla produttività.
Se volete gestire meglio il vostro tempo, date un’occhiata al nostro corso online sulla gestione del tempo.
Per avvalervi della competenza di un time management coach per superare la procrastinazione, scriveteci ora utilizzando il nostro modulo di contatto, chiamateci al +33 6 69 46 03 79 o contattateci su WhatsApp al +33 6 69 46 03 79.
Se siete pronti a passare all’azione, scoprite adesso i nostri pacchetti di coaching:
- pacchetto di 3 sessioni di coaching
- pacchetto di 5 sessioni di coaching
- pacchetto di 10 sessioni di coaching
Questo articolo è disponibile anche in altre lingue
English: 6 easy tips on how to effectively delegate work to others
Français : Apprendre à déléguer pour réduire le stress et atteindre les objectifs