Procrastinazione aziendale: 8 consigli per superare la procrastinazione sul lavoro
In questo articolo, scoprirete come superare la procrastinazione sul lavoro.
Se siete interessati all’argomento della procrastinazione da un punto di vista individuale, vi suggerisco di scoprire due articoli che ho scritto su questo argomento, vale a dire: 10 consigli fuori dall’ordinario per smettere di procrastinare e 11 consigli per combattere la procrastinazione sul lavoro e a casa.
Ma perché un articolo sulla procrastinazione al lavoro?
Semplicemente perché la procrastinazione sul lavoro, specialmente se collettiva, può avere conseguenze estremamente negative per aziende e dipendenti.
Le conseguenze della procrastinazione sul lavoro
Come lo dimostrano le ricerche, due principali conseguenze della procrastinazione sul posto di lavoro sono lo stress professionale e il presentismo sul lavoro. In questo senso, Wan, Downey e Stough (2014) mostrano che la procrastinazione, l’intelligenza emotiva e la noia sono legate al presenteeismo sul lavoro.
Ekundayo, e al. (2010) mostrano che la procrastinazione ha un impatto negativo sullo stress professionale (in Beheshtifaret al. 2011).
Di seguito troverete dei consigli utili per prevenire e superare la procrastinazione sul posto di lavoro.
Ecco brevemente i nostri consigli:
1 – Se possibile, ricompensate immediatamente i comportamenti produttivi
2 – Valorizzate la gratificazione ritardata
3 – Diventate consapevoli dei comportamenti improduttivi
4 – Aiutate i vostri dipendenti a rafforzare l’autostima
5 – Promuovete l’autonomia dei vostri dipendenti
6 – Fornite le risorse necessarie e assegnate compiti sufficientemente impegnativi
7 – Perfezionate l’efficacia del processo di selezione del personale
8 – Migliorate le condizioni lavorative dei vostri dipendenti
1 – Se possibile, ricompensate immediatamente i comportamenti produttivi
Un modo efficace per superare la procrastinazione è implementare comportamenti proattivi all’interno dell’azienda.
Ciò è coerente con la ricerca di Wu e al. (2014) che mostrano che un manager può ridurre la procrastinazione nel buon svolgimento di un progetto offrendo ai dipendenti un compenso strutturato sotto forma di pagamento costante o anticipato.
Tuttavia, il più delle volte i dipendenti, se ricevono dei premi, ne beneficiano alla fine del progetto e in genere una volta raggiunto l’obiettivo fissato dal loro responsabile.
Consiglio pratico: proponete delle ricompense prima e dopo lo svolgimento di ogni progetto
Offrite dei premi ai vostri dipendenti prima e durante l’avvio di un progetto. Però, non limitatevi alle gratificazioni economiche. Valorizzate costantemente i progressi dei vostri collaboratori.
Adattatevi a ciascun dipendente e, se possibile, proponete ad ognuno di loro un colloquio individuale per capire cosa li motiva in questo progetto e nel loro lavoro in generale.
In questo modo, sarete in grado di prevenire la procrastinazione e di rispettare le scadenze dei vostri progetti più vitali per la vostra azienda.
Non solo creerete una migliore comunicazione, ma farete un passo avanti per fidelizzarli.
2 – Valorizzate la gratificazione ritardata
Se non siete in grado di ricompensare rapidamente i comportamenti produttivi dei vostri collaboratori, potete in alternativa evidenziare i benefici della gratificazione ritardata.
In questo senso, Mohsin e Ayub (2014) mostrano che la gratificazione ritardata riduce la procrastinazione e lo stress e aumenta la soddisfazione sul lavoro.
In alcuni casi, non potete retribuire immediatamente i vostri impiegati, ma potete creare comunque una visione di ciò che è possibile per loro se seguono i vostri consigli.
Consiglio pratico: create una visione positiva del risultato finale
In questo caso, il vostro ruolo di direttore aziendale è quello di creare una visione positiva e condivisa dei benefici del risultato finale.
Ciò richiede di disporre o acquisire delle capacità di leadership basate sull’esempio e quindi sulla coerenza tra ciò che comunicate, come gli altri percepiscono ciò che comunicate e le vostre azioni.
Se siete in grado di creare questa coerenza, il vostro ruolo consisterà nel renderla una nuova abitudine da seguire per tutti i collaboratori impegnati nei progetti più strategici della vostra azienda.
È precisamente il ruolo dei manager che dovranno rafforzare costantemente questa visione facendo affidamento sulle motivazioni individuali dei vari dipendenti.
In questo modo sarete in grado di creare una visione condivisa centrata sui benefici del futuro e su dei risultati positivi per tutti.
3 – Diventate consapevoli dei comportamenti improduttivi
L’implementazione della gestione del cambiamento richiede soprattutto di essere consapevoli dei problemi specifici della vostra organizzazione.
Tra i comportamenti improduttivi sul lavoro evidenziati dalla letteratura scientifica, si trova l’uso eccessivo di Internet per motivi personali durante l’orario di lavoro.
In questo senso, Kastiya e Sharma (2020) mostrano che tra i dipendenti millennial o della generazione Y, quelli che trascorrono più tempo su varie piattaforme di social media sono più propensi a procrastinare nell’esecuzione dei loro compiti a causa di un alto livello di ansia.
Garrett e Danziger mostrano che i dipendenti con uno status più elevato hanno maggiori probabilità di utilizzare Internet per motivi personali.
In sintesi, questi comportamenti sono in parte responsabili della procrastinazione aziendale.
Se questo tipo di comportamento è occasionale, gli effetti sulla produttività sono ridotti, ma se la procrastinazione si instaura diventando un’abitudine, quest’ultima diventa un vero problema da risolvere.
In questo senso, Prem, Igic, Korunka e Scheel (2019) mostrano un effetto indiretto in serie: la procrastinazione in una giornata lavorativa è significativamente collegata a una maggiore procrastinazione il giorno lavorativo successivo con compiti più incompleti e un aumento della procrastinazione a causa della pressione del tempo .
Diventa quindi essenziale rilevare qualsiasi comportamento improduttivo non appena appare prima che degeneri e abbia un impatto negativo sul corretto funzionamento della vostra impresa.
Consiglio pratico: identificate i comportamenti improduttivi e trovate delle soluzioni per eliminarli
Iniziate a notare i comportamenti improduttivi provenienti dalle decisioni organizzative o direttamente dai vostri dipendenti.
Disegnate una tabella di 5 colonne e nella:
- prima, notate questo comportamento
- seconda, l’origine di questo comportamento
- terza, le conseguenze di questo comportamento se non trovate una soluzione
- quarta, i vantaggi se trovate e se implementate rapidamente una soluzione
- quinta, la prima azione che realizzerete nelle prossime 24 ore per iniziare a risolvere questo problema
Seguendo questi semplici passaggi, diventerete consapevoli delle vostre difficoltà. Il coaching professionale online è una soluzione rilevante se desiderate superare comportamenti improduttivi all’interno della vostra azienda, compresa la procrastinazione sul lavoro.
4 – Aiutate i vostri dipendenti a rafforzare l’autostima
Le ricerche sulla procrastinazione in generale e in sulla procrastinazione sul lavoro particolare hanno dimostrato che l’autostima svolge un ruolo importante nella lotta contro la procrastinazione.
Khattak e Ilyas (2017) mostrano che le pratiche non etiche, la debole associazione psicologica, il sistema contrattuale d’impiego, la mancanza di interesse e desiderio, la bassa autostima e i lavori complessi sono le principali cause di procrastinazione nei compiti da eseguire.
L’autostima, l’autoefficacia e la motivazione per avere successo sono negativamente correlate alla procrastinazione (Boysan e Kiral 2016; Cerino, 2014; Effert e Ferrari, 1989; Ellis e Knaus 1977).
In sintesi, l’autostima può essere rafforzata creando una maggiore coerenza tra valori e comportamenti. Ciò significa, che come leader, dovete essere il primo a mostrare questa coerenza, altrimenti non sarete in grado di influenzare positivamente il comportamento dei vostri collaboratori.
Consiglio pratico: rafforzate la coerenza tra i valori della vostra azienda e l’espressione di questi stessi valori
Solo mostrando l’esempio sarete in grado di dare vita a questa coerenza.
Identificate i divari tra ciò che la vostra organizzazione mostra all’esterno e ciò che vive al suo interno. Poi, siate onesti con voi stessi senza negare la realtà dei fatti. Ora scrivete un elenco di 5 azioni che vi aiuteranno a colmare rapidamente questo divario. Identificate l’azione più semplice ed efficace da implementare. Infine, pianificatela nella vostra to-do list ed eseguitela!
Poi non fermatevi qui e compiete le altre azioni. Non aspettatevi miracoli dall’oggi al domani, ma vedrete che col tempo le vostre azioni e quelle dei vostri manager avranno un impatto positivo su ogni collega.
Valorizzate i comportamenti coerente dei vostri manager e dei vostri team. Ciò consentirà di creare una cultura organizzativa basata sulla coerenza tra i valori organizzativi, personali e i comportamenti implementati da tutti. Di conseguenza, ciò avrà anche un impatto positivo sull’autostima di ciascun collaboratore.
5 – Promuovete l’autonomia dei vostri dipendenti
La letteratura scientifica sulla procrastinazione aziendale ha dimostrato che una debole autonomia dei dipendenti può rafforzare la procrastinazione sul lavoro. In questo senso, Weymann (1988) mostra che l’autonomia è un fattore importante nel ridurre la procrastinazione sul lavoro.
Inoltre, la scarsa autonomia può anche avere un impatto negativo sullo stress dei dipendenti. Diventa quindi essenziale trovare soluzioni per aumentare l’autonomia del personale.
Consiglio pratico: promuovete l’autonomia dei dipendenti ogni giorno
È tempo di mettere in discussione l’organizzazione del lavoro all’interno della vostra azienda e le azioni attuate dai vostri manager.
Quali sono le decisioni organizzative e l’esecuzione manageriale di queste decisioni che riducono il margine di manovra dei dipendenti?
Quali sono le conseguenze economiche e umane di queste decisioni?
Cosa succederà se non cambiate rapidamente la situazione?
Siete pronti a pagare il prezzo dell’inazione o volete trovare una soluzione a questo problema?
Cosa farete nelle prossime 24 ore per aumentare l’autonomia dei vostri dipendenti e ridurre la procrastinazione sul lavoro?
Rispondere onestamente a queste domande vi consentirà di muovere i primi passi verso una versione più produttiva e benevola della vostra azienda.
6 – Fornite le risorse necessarie e assegnate compiti sufficientemente impegnativi
Uno dei modi per aumentare la produttività delle persone è consentire loro di funzionale al massimo del loro potenziale. In questo senso, Metin, Taris e Peeters (2016) mostrano che avere un lavoro poco impegnativo e scarse risorse sono associati alla noia e che la noia è associata alla procrastinazione e a comportamenti controproducenti sul lavoro.
È quindi essenziale identificare tutto ciò che potrebbe ridurre la motivazione dei dipendenti per trovare modi per prevenire ed eliminare comportamenti improduttivi.
Consiglio pratico: identificate cosa potrebbe motivare i votri collaboratori
Come dirigente, il vostro ruolo consiste nel fare un elenco di tutto ciò che potrebbe impedire ai vostri collaboratori di raggiungere il loro pieno potenziale.
Una volta preparato questo elenco, inserite ogni fattore in tre colonne che rappresentano i fattori:
- Organizzativi umani: scelta dei leader e gestione del team
- Organizzativi tecnici: tecnici, logistici e legati alle risorse materiali
- Individuali: legati alle capacità e alle personalità dei collaboratori
Successivamente, classificate questi fattori in ogni colonna in ordine di importanza e scegliete quello che volete trattare per primo.
Poi, valutate le conseguenze globali di ciascuno di questi tre fattori e trovate almeno 3 azioni per iniziare a gestirli.
Infine, programmate la prima azione e agite nell’arco delle prossime 24 ore.
Ciò vi consentirà di gestire meglio i rischi di noia e più in generale la demotivazione della vostra squadra.
7 – Perfezionate l’efficacia del processo di selezione del personale
In alcuni casi, la procrastinazione può dipendere da un errore proveniente dalle vostre decisioni. Questi possono essere errori commessi da leader, manager o dalle risorse umane.
In questo senso Metin, Peeters e Taris (2018) mostrano che la procrastinazione può dipendere da una debole corrispondenza tra le caratteristiche del collaboratore e quelle della posizione che occupa.
Alcune caratteristiche devono essere privilegiate anche durante la fase di assunzione, ad esempio O’Neill, Hambley e Chatellie (2014) mostrano che le tattiche di autogestione, gli sforzi di socializzazione consapevole e la comunicazione ascendente sono importanti per evitare il disimpegno dei dipendenti.
In linea con questa ricerca, è importante migliorare la vostra capacità di prendere decisioni per collocare ciascun dipendente nell’impiego più adatto alle sue capacità e alla sua personalità.
Consiglio pratico: migliorate il processo di assunzione
Gli errori di assunzione e le scelte organizzative inadeguate possono dipendere da una mancanza di chiarezza su ciò che è importante.
Un modo efficace per prevenire gli errori è quello di assumere con una comprensione globale di ciò che è essenziale per ogni posizione, pur rimanendo il più obiettivo possibile.
Ciò richiede di evitare l’impatto delle pressioni esterne o interne che potrebbero influire sulla qualità del processo di assunzione.
In alcuni casi, l’unico modo per trovare una soluzione consisterà in una riorganizzazione completa o parziale delle missioni di determinati collaboratori al fine di adattarle il più possibile alle esigenze della vostra azienda e alle specificità del personale.
Provando a basare le vostre decisioni su aspetti strettamente razionali, sarete in grado di migliorare il vostro processo di selezione del personale.
8 – Migliorate le condizioni lavorative dei vostri dipendenti
Una cattiva gestione dell’organizzazione del lavoro può anche essere una fonte di procrastinazione. In questo senso, DeArmond, Matthews e Bunk (2013) mostrano che il carico di lavoro può promuovere la procrastinazione attraverso meccanismi come la fatica e il disimpegno.
Come abbiamo visto nei suggerimenti precedenti, il lavoro deve sollecitare il potenziale dei dipendenti per evitare i rischi di disimpegno professionale.
Tuttavia, la distribuzione non uniforme del carico di lavoro, dell’autonomia e delle risorse può anch’esso influire sull’efficienza del personale.
Diventa quindi importante diventare consapevoli di come le condizioni lavorative influiscono sulla vita professionale dei tuoi team.
Consiglio pratico: migliorate progressivamente le condizioni lavorative del personale
Come per il suggerimento numero 6, identificate le azioni che potete intraprendere per migliorare la qualità della vita lavorativa in base ai seguenti fattori:
- Organizzativi umani: scelta dei leader e gestione del team
- Organizzativi tecnici: tecnici, logistici e legati alle risorse materiali
- Individuali: legati alle capacità e alle personalità dei collaboratori
Poi, per ciascuna di queste categorie, identificate l’azione più efficace e rapida da intraprendere per migliorare la vita quotidiana dei vostri collaboratori.
Successivamente pianificate queste azioni ed eseguitene almeno una nelle 24 ore successive.
Continuando in questo modo, col tempo sarete in grado di migliorare le condizioni laorative del personale.
Conclusione su come prevenire e superare la procrastinazione sul lavoro
In questo articolo, vi ho proposto otto suggerimenti basati sulla ricerca scientifica sul tema della procrastinazione aziendale.
Vi suggerisco di applicare questi suggerimenti per ridurre la procrastinazione, migliorare la produttività e facilitare il benessere dei vostri collaboratori.
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Se siete interessati al tema della produttività, vi invito a consultare tutti i miei articoli sulla produttività.
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Questo articolo è disponibile anche in altre lingue
English: Procrastination in the workplace: 8 tips to overcome procrastination at work
Français : Procrastination en entreprise : 8 conseils pour vaincre la procrastination au travail