14 consigli per essere più produttivo sul lavoro e nella vita privata

In questo articolo, scoprirai 14 consigli per essere più produttivo sul lavoro e nella vita privata.

I seguenti principi sono il risultato della ricerca scientifica e della nostra esperienza nella gestione del tempo e nella produttività.

Seguendo questi principi, sarai in grado di diventare più produttivo, di sentirti meglio e più soddisfatto giorno dopo giorno.

Scopri subito i nostri 14 consigli per essere più produttivo sul lavoro e nella tua vita privata.

1 – Prendi in considerazione i tuoi ritmi circadiani e il tuo cronotipo

2 – Crea un rituale mattutino efficace

3 – Non procrastinare e intraprendi le 3 azioni più importanti della giornata

4 – Perseguisci obiettivi motivanti e sempre più esigenti

5 – Sviluppa una visione motivante della vita che vuoi creare e sperimentare

6 – Pianifica i tuoi momenti di relax

7 – Conserva una traccia scritta dei tuoi successi e apprendimenti

8 – Elimina ciò che ti toglie energia fisica o mentale e rinforza ciò che te ne dà

9 – Comunica con precisione le tue esigenze a te stesso e agli altri

10 – Pianifica periodi di tempo più lunghi per gestire un’attività lunga e terminarla

11 – Limita le distrazioni

12 – Ascolta la musica giusta

13 – Sviluppa abitudini più produttive

14 – Visualizzati produttivo

1 – Prendi in considerazione i tuoi ritmi circadiani e il tuo cronotipo

Come diventare produttivo senza tenere conto del tuo livello di energia?

È per questo motivo che il mio primo consiglio è quello di tenere conto della qualità del tuo sonno.

La ricerca mostra che la qualità del tuo sonno ha un ruolo vitale nella tua produttività. In particolare, i ritmi circadiani hanno un impatto su come ti senti e su ciò che sei in grado di realizzare.

Le variazioni nelle prestazioni possono essere il risultato di ritmi circadiani nei processi cognitivi che sono cruciali per l’esecuzione di tutti i compiti.

Il sonno, la sonnolenza e le prestazioni cambiano anche durante il giorno a causa dell’interazione tra ritmi omeostatici e circadiani e la sonnolenza ha generalmente effetti negativi sulle prestazioni a scuola o al lavoro.

In sintesi, migliorare il tuo stile di vita incorporando l’impatto dei ritmi circadiani e omeostatici può migliorare sia il tuo benessere che la tua produttività.

La tua produttività dipende anche dalla tua capacità d’attenzione, in questo senso Valdez (2019) mostra che l’attenzione è debole al mattino (dalle 7 alle 10), principalmente perché i ritmi circadiani raggiungono il loro punto più basso in questo momento della giornata. L’inerzia del sonno contribuisce anche a questo basso livello di prestazioni. L’attenzione migliora verso mezzogiorno (dalle 10 alle 14), ma c’è una diminuzione dopo pranzo (dalle 14 alle 16) (l’esecuzione è di qualità migliore), l’esecuzione è sempre migliore nel pomeriggio e nella prima serata (dalle 16 alle 22). Infine, l’attenzione diminuisce di nuovo di notte (dalle 22:00 alle 04:00) e raggiunge il livello più basso all’alba e al mattino presto (dalle 4:00 alle 7:00). Questi cambiamenti di prestazioni si applicano approssimativamente a una persona che di solito dorme dalle 23:00 alle 7:00 e con un cronotipo intermedio. La durata delle prestazioni cognitive è importante per programmare attività quotidiane, come il calendario scolastico, il tempo dedicato a studiare, fare sport o lavorare, nonché per programmare test accademici, medici, psicologici o neuropsicologici.

Riassumendo, le nostre prestazioni dipendono dai nostri ritmi circadiani e più specificamente dalla specificità del nostro cronotipo.

Ma cos’è il cronotipo?

Il cronotipo rappresenta il tipo di preferenza di una persona: alcune persone preferiscono e si sentono meglio quando svolgono le loro attività al mattino (tipo mattutino), altre preferiscono svolgere le loro attività di sera (tipo serale) e altre non mostrano alcuna preferenza, possono svolgere le loro attività in qualsiasi momento della giornata (tipo intermedio). Il cronotipo di un individuo è un tratto molto stabile. Le persone di tipo mattutino mostrano una fase anticipata dei ritmi circadiani e le persone di tipo serale una fase tardiva.

Riassumendo, identificando il tuo cronotipo, l’intervallo nel giorno in cui le tue risorse sono al massimo e ti senti meglio, diventerai più produttivo raggiungendo migliori risultati.

Se sei una di quelle persone che sono costantemente stanche, questo potrebbe essere un segno che non stai dormendo abbastanza o che il tuo sonno non è di buona qualità.

Come lo mostra la ricerca, la privazione del sonno influenza l’ampiezza dei ritmi della prestazione cognitiva. Maggiore è la privazione del sonno, maggiore è il peggioramento delle prestazioni durante il giorno, con una maggiore diminuzione al mattino, il declino dopo pranzo e le prime ore della notte.

Consiglio pratico: identifica il tuo cronotipo e dormi abbastanza

Il primo passo consiste nell’identificare con precisione il tuo cronotipo.

Ecco alcune domande per iniziare a identificarlo:

Come ti senti quando ti svegli?

In quale momento della giornata ti senti più in forma?

A che ora del giorno hai più difficoltà a concentrarti?

Per andare oltre nell’individuazione del tuo cronotipo, eccoti una risorsa online che ti consente di conoscere il tuo cronotipo.

Il secondo passo consiste a valutare se il tuo sonno è adattato quantitativamente e qualitativamente.

Per fare ciò, calcola prima quanto tempo dormi in media ogni notte.

Se questo tempo è inferiore a 7 ore di sonno e ti senti stanco, inizia ad aumentare la durata del sonno di 30 minuti fino a raggiungere questa soglia minima.

Se dormi almeno 7 ore, devi migliorare la qualità del sonno. Ad esempio, crea un rituale che ti permetta di rilassarti abbastanza prima di andare a letto.

In sintesi, disciplinati per andare a letto e alzarti il più possibile alla stessa ora per tenere conto dei tuoi ritmi circadiani.

Poi, nei limiti del possibile, adatta la pianificazione e l’esecuzione dei tuoi compiti ai tuoi ritmi circadiani. Se sei una persona mattiniera, esegui i tuoi compiti più importanti in questo momento della giornata.

Ora che capisci l’importanza dei ritmi circadiani e del cronotipo per la tua produttività, sei pronto per andare al secondo suggerimento su come essere più produttivo, vale a dire, seguendo un rituale mattutino efficace.

2 – Crea un rituale mattutino efficace

Molti esperti di produttività mostrano l’importanza di creare e seguire un rituale mattutino.

Ma prima di presentare i vantaggi del rituale mattutino, mi sembra importante definire cosa si intende per rituale.

Il rituale è seguito in una sequenza fissa e definito come un “tipo di attività simbolica espressiva costruita da molteplici comportamenti che si verificano in una sequenza episodica fissa e che tendono a ripetersi nel tempo” (Rook, 1985).

Il rituale è quindi una successione di attività ripetute in un ordine specifico che diventano un’abitudine per la persona che le segue. Perché il comportamento diventi un’abitudine, è essenziale che venga ripetuto a sufficienza. Ma la ripetizione non è l’unico fattore da tenere in considerazione per stabilire un rituale mattutino.

Più in particolare, Neal e Wood (2015) mostrano che l’instaurazione di nuove abitudini dipende tanto dagli obiettivi individuali, quanto da fattori contestuali, quando queste abitudini non sono ancora abbastanza forti ma, quando lo sono, i fattori contestuali hanno un impatto maggiore perché il comportamento diventa una specie di automatismo.

Ciò significa che quando decidi di seguire una routine mattutina, all’inizio è importante fare affidamento tanto sui tuoi obiettivi e quindi sulle motivazioni che ti spingono a perseguirli quanto su fattori contestuali che facilitano il loro raggiungimento.

Ma perché le buone abitudini sono così importanti?

Neal, Wood e Drolet (2013) mostrano che i processi relativi all’implementazione di un’abitudine possono migliorare l’aderenza agli obiettivi quando l’autocontrollo è debole.

L’instaurazione di un’abitudine consente quindi di compensare una debole motivazione. Questo probabilmente perché più l’abitudine diventa più forte e meno l’individuo deve fare affidamento sulla volontà.

In sintesi, l’implementazione di nuove abitudini coerenti con i tuoi obiettivi facilita il loro raggiungimento anche in caso di bassi livelli di motivazione e autocontrollo.

Un altro importante vantaggio di seguire una routine mattutina è lo stato mentale che ti consente di sperimentare.

Una routine mattutina dovrebbe consentirti di:

sperimentare uno stato mentale di benessere
migliorare le tue energie fisiche
acquisire nuove competenze

In sintesi, una routine mattutina dovrebbe consentirti di iniziare la giornata nelle migliori condizioni possibili. In questo modo, sarai sulla strada giusta per ottenere di più sentendoti al top.

Prima di passare al consiglio pratico, vorrei sottolineare che l’abitudine di alzarsi molto presto la mattina è particolarmente adattata per le persone che sono molto efficienti al mattino o possibilmente per persone che hanno un cronotipo intermedio. Se ti senti meglio nel pomeriggio e di sera, quest’abitudine non è appropriata e potrebbe avere un impatto negativo sul tuo benessere.

Consiglio pratico: scegli la tua routine mattutina e trasformala in una nuova abitudine produttiva

Per darti un esempio molto semplice, se la vostra routine mattutina inizia con la meditazione, preparate in anticipo il tipo di meditazione che seguirete sul telefono, un’auricolare e una sedia preferita per facilitare l’inizio della routine. Poi prosegui in questo modo per le altre parti della tua routine e vedrai che avrai maggiori possibilità di realizzarla.

Allo stesso tempo, puoi disegnare una tabella con tre colonne. Nella prima elencherai le tue routine, nella seconda i benefici di ogni routine e nell’ultima come questa routine contribuisce al tuo obiettivo e al tuo benessere.

Combinando fattori contestuali con fattori motivazionali, avrai maggiori possibilità di creare un rituale mattutino veramente efficace e renderlo un’abitudine che ti permetterà di avere più successo.

Ora che hai capito l’importanza di sviluppare una routine mattutina, sei pronto a scoprire il nostro terzo consiglio, vale a dire, superare la procrastinazione, in particolare per compiere le 3 azioni più importanti della tua giornata.

3 – Non procrastinare e intraprendi le 3 azioni più importanti della giornata

Questo suggerimento deve essere seguito adattandolo al tuo cronotipo. È in funzione di quest’ultimo, che programmerai le azioni più importanti della tua giornata quando ti sentirai più produttivo.

Se sei una persona mattiniera, compi le tue azioni più importanti della giornata al mattino.

Se hai un profilo intermedio, puoi pianificare le tue azioni al mattino e nel pomeriggio.

Se, al contrario, sei più energico nel pomeriggio e la sera, programma le tue attività importanti in questi momenti.

Dai la priorità alle tue azioni più importanti, pianificale in base al tuo cronotipo ed eseguile prima di altre attività.

Se ti ritrovi a procrastinare, potrebbe dipendere dal fatto che non prendi in considerazione il tuo cronotipo.

Se la tua procrastinazione è indipendente dal cronotipo, ti consiglio di leggere due articoli nei quali approfondisco questo argomento, vale a dire 10 consigli fuori dal comune per smettere di procrastinare e come superare la procrastinazione sul lavoro e a casa.

Se procrastini di nuovo, è importante capire perché si sta verificando questo fenomeno. I tuoi obiettivi e le tue azioni potrebbero non essere in linea con i tuoi valori più importanti. In questo caso, ti consiglio di leggere l’articolo come creare una to-do list efficace, in cui questo tema è trattato in modo approfondito.

Se vuoi diventare più produttivo, il tuo obiettivo principale è massimizzare l’efficacia nei momenti in cui la tua impronta genetica ti dà accesso alla maggior parte della tua energia fisica e mentale.

Per questo, la sera, prima di andare a letto, programma le 3 azioni più importanti del giorno successivo pianificando abbastanza tempo per realizzarle.

Una delle difficoltà più comuni dopo la procrastinazione è la difficoltà di valutare il tempo necessario per completare un’attività.

Per risolvere questo problema, ti consiglio di assegnare ai tuoi compiti un tempo aggiuntivo a quello inizialmente previsto. Ad esempio, se avevi programmato 90 minuti per ciascuna delle tue attività importanti, concediti almeno due ore per attività. In questo modo, avrai maggiori possibilità di realizzarle e pianificherai meno attività meno importanti.

Consiglio pratico: identifica a monte cosa potrebbe farti procrastinare o impedire l’esecuzione dei tuoi compiti prioritari

Una cosa è pianificare, ma un’altra è pianificare massimizzando le possibilità di successo. Disegna una tabella di quattro colonne e scrivi nella:

prima, i tuoi 3 compiti più importanti della giornata
seconda, ciò che potrebbe farti rimandare questi compiti
terza, le azioni che puoi intraprendere a monte per evitare questa procrastinazione
quarta, le risorse materiali o umane di cui hai bisogno per eliminare qualsiasi barriera alla realizzazione della tua top 3

Ripeti l’esercizio precedente con tutto ciò che potrebbe impedirti di eseguire queste 3 azioni.

Procedere in questo modo ti consentirà di partire su ottime basi per massimizzare le tue possibilità di successo.

Ora che hai capito l’importanza di focalizzare le tue energie sulle 3 azioni più importanti della giornata, sei pronto a scoprire il nostro quarto consiglio, ovvero perseguire obiettivi motivanti e sempre più esigenti.

4 – Perseguisci obiettivi motivanti e sempre più esigenti

A volte, puoi avere la sensazione di progredire nella tua vita professionale perché definisci obiettivi e agisci quotidianamente per raggiungerli.

Ma come puoi essere davvero sicuro di esprimere il tuo potenziale ai massimi livelli?

Il modo migliore per scoprirlo è metterti costantemente alla prova per andare oltre i limiti di ciò che ritieni possibile o accettabile per te.

In questo modo potrai progredire più velocemente e superare le barriere inconsce che ti impediscono di creare una vita ancora più ricca.

Allo stesso tempo, non commettere l’errore di non apprezzare i tuoi progressi e i tuoi piccoli successi perché trarre vantaggio da questi momenti è importante per sviluppare l’autostima ed essere davvero felice nella tua vita.

Sviluppa l’abitudine di porti nuove sfide per rompere l’idea che hai costruito di ciò che è possibile.

Poi, poniti e persegui obiettivi più impegnativi e motivanti.

In questo modo, giorno dopo giorno, potrai evolvere positivamente la tua identità. In questo modo, crederai ancora di più nel tuo potenziale e intraprenderai le azioni essenziali per il tuo successo lavorativo e personale.

Ma perché è così importante perseguire obiettivi sempre più importanti?

La ricerca in psicologia mostra che il livello di importanza attribuito a un obiettivo ha un effetto positivo sulla possibilità di raggiungerlo, Nurmi e al. (2002).

Inoltre, Beattie e al. (2015) mostrano che il livello di importanza di un obiettivo ha un impatto positivo sull’autoefficacia e quindi sul raggiungimento di un obiettivo. E poiché l’autoefficacia ha un effetto positivo sulla produttività, possiamo concludere che perseguendo un obiettivo importante aumentiamo anche la nostra produttività.

Consigli pratico: perseguisci ogni giorno obiettivi importanti per te

Questo suggerimento si applica in particolare ai tuoi 3 obiettivi più importanti dell’anno.

Prepara una tabella di tre colonne e scrivi nella:

prima, i tuoi 3 obiettivi più importanti dell’anno
seconda, perché ogni obiettivo è così importante per te
terza, come aumentare ulteriormente l’importanza di ciascun obiettivo associandolo alle tue motivazioni più profonde

Organizzando la tua to-do list in funzione di questi 3 obiettivi più importanti, sarai in grado di diventare più produttivo, soddisfatto al lavoro e nella tua vita privata.

Ora che hai compreso il valore di perseguire obiettivi importanti e sempre più esigenti, puoi passare al nostro quinto consiglio su come diventare più produttivo, vale a dire, sviluppando una visione motivante della vita che vuoi creare e sperimentare.

5 – Sviluppa una visione motivante della vita che vuoi creare e sperimentare

Sviluppare la tua identità ti aiuterà a creare una visione sempre più chiara della vita che vorresti sperimentare per te e per le persone che ami.

Senza questa visione, è difficile avere la motivazione per agire quotidianamente.

Inoltre, la scienza della definizione degli obiettivi ha più volte dimostrato che è più probabile che si ottenga un risultato quando si sviluppa una visione estremamente precisa di ciò che si desidera.

Se vuoi creare una vita degna dei tuoi sogni e di ciò che meriti, non puoi semplicemente fissare obiettivi e intraprendere le azioni giuste.

Parallelamente, devi creare e aggiornare costantemente una visione chiara di ciò che ti renderà felice e di ciò che ti permetterà di vivere una vita in linea con le tue ambizioni e il contributo che vuoi dare agli altri.

Poi, rafforza questa visione di ciò che il successo significa per te sperimentando mentalmente quel successo ogni giorno prima che si manifesti nella tua vita.

Per raggiungere questo obiettivo, è possibile utilizzare le tecniche di visualizzazione e meditazione.

Un altro modo per creare questa visione motivante del tuo ideale di vita è sviluppare il tuo entusiasmo. In questo senso, Milton (1965) e Liu, Chen & Yao (2012) mostrano che l’entusiasmo ha un impatto positivo sulla creatività e poiché la creatività ha un effetto positivo sulla capacità di gestire il tempo in modo efficace, essere entusiasti del proprio futuro può avere un effetto positivo sulla produttività.

Riassumendo, l’atteggiamento entusiasta nei confronti della vita ci consente di avere accesso alla totalità del nostro potenziale mentale, di essere più creativi, di innovare e di essere molto più efficienti. Alla fine, tutti questi fattori massimizzano le nostre possibilità di successo.

Consiglio pratico: aumenta il tuo entusiasmo

Rispondi alle seguenti domande:

Cosa ti rende entusiasta della visione ideale della tua vita?

Questa visione è abbastanza motivante o devi cambiarla?

Cosa ti renderebbe più entusiasta?

Hai identificato le tue motivazioni più profonde per avvicinarti a questo ideale o devi riflettere di più per diventare ancora più entusiasta?

Rispondere a queste domande ti aiuterà a capire se il tuo livello di entusiasmo è sufficiente o meno. Se ti senti entusiasta, sarai in grado di mobilizzare più energia e sviluppare la tua creatività perché avrai accesso alle tue motivazioni più potenti. Ciò ti consentirà di trovare nuove soluzioni che pianificherai e implementerai rapidamente per raggiungere i tuoi obiettivi più importanti dell’anno.

Identifica ciò che ti impedisce di essere entusiasta oggi. Potrebbe essere una convinzione personale o l’influenza negativa di qualcuno che ti circonda.

Comprendi cosa sta riducendo il tuo entusiasmo e fai del tuo meglio per cambiare gli eventi a tuo vantaggio.

Ora che capisci l’importanza di essere entusiasti della visione del tuo ideale di vita, puoi passare al sesto consiglio su come diventare più produttivo, ovvero pianificando i tuoi momenti di relax per gestire lo stress e mantenere una buona produttività.

6 – Pianifica i tuoi momenti di relax

I momenti di relax e le pause rilassanti sono essenziali per il tuo benessere e la tua produttività.

Alcuni esperti in produttività tendono a considerare questi momenti irrilevanti perché poco importanti.

Ma si sbagliano perché questi momenti sono fondamentali per essere produttivo mantenendo una buona salute fisica e mentale. Inoltre, queste attività rispondono spesso a importanti bisogni inconsci legati alla tua identità e sono molto importanti per ridurre lo stress. Halkos e Bousinakis (2010) mostrano che lo stress riduce la produttività e che la soddisfazione sul lavoro la migliora.

Un modo efficacie per gestire efficacemente lo stress è la pratica della meditazione e della consapevolezza. In questo senso, Fajardo (2019) mostra che la pratica della consapevolezza sul lavoro può migliorare la produttività perché i partecipanti sono in grado di gestire meglio lo stress, concentrarsi maggiormente e più rapidamente sul proprio lavoro.

Dababneh e al. (2010) mostrano che offrire ai dipendenti pause extra non ha alcun impatto negativo sulla produttività.

Largo-Wigt e al. (2017) mostrano che fare delle pause all’aperto riduce notevolmente lo stress rispetto alle pause sul posto di lavoro.

Le pause sono un metodo per recuperare e sono importanti perché aiutano a reintegrare le risorse e ad aumentare la produttività dei lavoratori (Tucker, 2003).

Hunter e Wu (2015) mostrano che scegliere il momento della pausa e fare un’attività piacevole durante la pausa consente un maggiore recupero energetico.

In particolare, le attività legate all’apprendimento di qualcosa di nuovo, alla creazione di significato e alla costruzione di relazioni positive sul lavoro sono associate a una maggiore energia e a una minore stanchezza.

Infine, Li, Xu e Fu (2019) mostrano che programmare diverse pause fisse di durata ragionevole aumenta l’efficacia del lavoro, migliora la soddisfazione dei dipendenti e riduce il tempo d’esecuzione.

Ora che hai capito l’importanza di questi momenti di relax, hai la responsabilità di programmare le tue pause al momento giusto.

Il mio consiglio è di programmare questi momenti di relax immediatamente dopo aver terminato una delle tre attività più importanti della giornata.

In questo modo, avrai ricaricato le batterie e sarai in grado passare alle altre attività importanti nelle migliori condizioni.

D’altra parte, non commettere l’errore di programmare queste pause prima delle 3 attività più importanti o alla fine della giornata.

Se lo fai, perderai in produttività o potresti non goderti mai quei momenti di relax sfinendoti e rischiando il burnout professionale o personale.

Consiglio pratico: programma dei momenti di relax piacevoli

Nella tua to-do list, pianifica i momenti di relax:

nei momenti che preferisci
piacevoli per te
il più possibile all’esterno
che ti permettano di vedere le tue difficoltà da prospettive diverse
durante le quali impari qualcosa che ti interessa

Seguire questi suggerimenti ti aiuterà a migliorare la tua produttività, ridurre lo stress e sentirti più soddisfatto sul lavoro.

Ora che hai capito l’importanza di pianificare i momenti di relax appropriati nella tua to-do list, puoi passare al nostro settimo suggerimento, vale a dire, conservare una traccia scritta dei tuoi successi e apprendimenti.

7 – Conserva una traccia scritta dei tuoi successi e apprendimenti

Tenere una traccia scritta dei successi e delle lezioni apprese durante il giorno è essenziale per diventare consapevole del tuo sviluppo professionale e personale.

È per questo motivo che il journaling della giornata è un passo importante per essere più produttivi giorno dopo giorno, settimana dopo settimana, mese dopo mese e anno dopo anno.

Ma cos’è il journaling?

Il journaling nelle sue varie forme è un mezzo per registrare pensieri personali, esperienze quotidiane e intuizioni in evoluzione.

Ma creare una cronologia delle tue esperienze quotidiane ha anche un altro vantaggio. Questo aiuta a gestire meglio le inevitabili difficoltà alle quali sarai esposto. In questo senso, Ullrich e Lutgendorf (2002) mostrano che scrivere di eventi stressanti concentrandosi tanto sull’aspetto razionale quanto su quello emotivo dell’evento aiuta a sviluppare una migliore consapevolezza degli effetti positivi di questo evento.

Ma la scrittura diventa un vero strumento di sviluppo personale solo se consente di reinterpretare gli eventi in modo più costruttivo. Come lo sottolinea Pennebaker (1997), non è solo il fatto di scrivere di un evento scioccante e di lasciar andare la tensione che ha un effetto positivo, ma piuttosto il significato che l’individuo attribuisce a questi eventi.

Registrare e dare un senso a ciò che vivi sul lavoro, come nella tua vita privata, è un modo efficace per affrontare le difficoltà quotidiane e per vedere gli eventi da una prospettiva molto più ampia.

Allo stesso tempo, scrivere delle tue realizzazioni e dei tuoi apprendimenti può avere un impatto positivo sul tuo stato mentale, come mostrato da Seligman, Steen, Park e Peterson, (2005). Secondo questi autori, scrivere su eventi positivi rende le persone più felici e riduce i sintomi depressivi.

Un esempio molto significativo di ciò è il fatto di provare emozioni piacevoli. Rash, Prkachin e Matsuba (2011) mostrano che i partecipanti alla condizione di gratitudine riportano una maggiore autostima e soddisfazione per la vita.

Ma la scrittura espressiva non contribuisce solo al benessere. Kirk, Shutte e Hine (2011) mostrano che la scrittura espressiva può migliorare l’autoefficacia sul lavoro e poiché l’autoefficacia ha un impatto positivo sulla produttività, la scrittura è un mezzo per migliorare la produttività.

Consiglio pratico: conserva quotidianamente una traccia di ciò che hai compiuto e imparato

Ti consiglio di scrivere alla fine della giornata almeno una cosa che hai realizzato e di cui sei orgoglioso e qualcosa che hai imparato e che ti permetterà di vivere meglio la tua vita.

Ciò ti consentirà col tempo di diventare consapevole della tua evoluzione personale e professionale.

Inoltre, questo sarà utile quando si verificherà una diminuzione della fiducia e della motivazione.

Questo sarà il tuo antidoto per ritrovare rapidamente la fiducia nelle tue capacità e passare rapidamente all’azione.

Ora che capisci l’importanza di conservare una traccia scritta dei tuoi successi e dei tuoi appendimenti per essere più produttivo, puoi passare all’ottavo suggerimento, che è quello di eliminare ciò che ti sottrae energia e rafforzare ciò che te ne fornisce.

8 – Elimina ciò che ti toglie energia fisica o mentale e rinforza ciò che te ne dà

Abbiamo già menzionato il sonno come un fattore importante per avere l’energia necessaria per realizzare tutti i tuoi progetti più vitali.

Il cibo è un altro aspetto essenziale per essere produttivo durante la giornata, al lavoro e nella vita privata.

Maes e al. (2012) mostrano che i problemi di salute legati all’alimentazione possono portare ad alti tassi di assenteismo e perdita di produttività.

Un altro fattore importante da tenere in considerazione per essere più produttivi è l’attività fisica. In questo senso, Puig-Ribera e al. (2015) mostrano che i livelli di attività fisica dei dipendenti esercitano influenze diverse sulle associazioni tra il teòpo tempo che si rimane seduti, il benessere mentale e la produttività del lavoro.

Inoltre, Whitney (2008) mostra che l’uso e la promozione dell’attività fisica sul posto di lavoro possono aumentare la capacità di un individuo di sviluppare la motivazione intrinseca per mitigare gli effetti dello stress e garantire la durabilità per aumentare la produttività e ridurre il presenteismo.

Ma i fattori individuali non sono i soli che incidono sul tuo benessere e sulla tua produttività. Anche i fattori sociali svolgono un ruolo importante nella capacità di essere produttivi. Questi fattori includono le nostre interazioni professionali. Come lo mostrano Clampitt e Downs (1993), la comunicazione all’interno dell’azienda ha un impatto sulla produttività.

Le nostre interazioni socioprofessionali, personali e virtuali possono anche influire sulla nostra produttività, come dimostrato da Bom Lee, Chul Lee e Ho Suh (2016), l’insicurezza sociale, l’invasione della vita e il conflitto tra lavoro e casa avevano una relazione positiva con la tensione percepita, che a sua volta aveva un effetto negativo sulla soddisfazione della vita. D’altra parte, la tensione percepita influisce positivamente sulla produttività.

Le nostre abitudini quotidiane possono anche influire sulla nostra produttività, ad esempio stare sempre seduti davanti al computer può anche aumentare i tempi di recupero delle pause. In questo senso, Dainoff (2002) mostra che le persone che lavorano di più davanti al proprio computer trascorrono meno tempo a riposare rispetto a quelle sedute più tempo perché hanno bisogno di meno tempo per riprendersi dalla fatica.

Consiglio pratico: identifica quotidianamente cosa ti fornisce dell’energia e cosa te ne priva

Identifica ciò che influisce sul tuo livello di energia in termini di:

vita privata
vita professionale
stile di vita

Crea una tabella di quattro colonne e scrivi nella:

prima cosa devi cambiare
seconda, l’impatto sulla tua vita
terza, le conseguenze future se non risolvi questo problema
quarta, le azioni che intraprenderai per cambiare le cose

Quindi, crea una seconda tabella di quattro colonne e scrivi nella:

prima, le attività che ti danno energia o quelle che te ne davano, ma che per diversi motivi non pratichi più
seconda, i benefici di praticarle di più o di ricominciare ad implementarle nella tua vita
terza, le conseguenze se decidi di ignorarle
quarto, i cambiamenti che vuoi attuare per migliorare la qualità della tua vita

Successivamente, programma queste azioni nella tua to-do list per la settimana corrente e le settimane successive fino a quando non risolvi la maggior parte dei problemi e rinforzi le tue abitudini benefiche. In questo modo sarai in grado di guadagnare energia, benessere, soddisfazione e produttività.

Ora che hai imparato l’importanza di eliminare ciò che riduce la tua energia e amplificare l’effetto di ciò che te ne dà in maggior misura, puoi passare al nono suggerimento su come essere più produttivo, vale a dire, comunicando accuratamente i tuoi bisogni a te stesso e agli altri.

9 – Comunica con precisione le tue esigenze a te stesso e agli altri

Come abbiamo visto in precedenza, la comunicazione ha un impatto sulla produttività.

Un modo per chiarire le tue esigenze è identificare i tuoi valori. Quindi, impostando obiettivi coerenti con i tuoi valori e pianificando azioni coerenti con i tuoi obiettivi, diventerai sempre più produttivo.

Ma la tua produttività dipende anche dalla tua capacità di esprimere efficacemente le tue esigenze agli altri.

Diventa importante diventare consapevole delle tue esigenze al fine di stabilire le tue priorità e comunicarle alle persone con cui interagisci durante la giornata.

Comunicare in modo efficace significa sviluppare la tua assertività. Essere assertivi significa comunicare con fiducia il tuo punto di vista e le tue esigenze evitando di entrare in una comunicazione conflittuale.

Se lo fai, svilupperai una visione chiara dei tuoi bisogni più importanti per sentirti soddisfatto e di successo.

Allo stesso tempo, gli altri conosceranno le tue priorità e saranno più propensi ad aiutarti.

Essere assertivi permette di diventare più produttivi perché l’assertività è una componente dell’intelligenza emotiva e la ricerca mostra un impatto positivo dell’intelligenza emotiva sulla produttività.

Come dimostra Rakos (1990), la capacità di essere assertivi consente alle persone di raggiungere il loro massimo potenziale e raggiungere gli obiettivi desiderati.

Diventando più assertivi è possibile comunicare in modo più efficace ciò che si desidera creando maggiore chiarezza sui propri obiettivi e massimizzando la loro possibile realizzazione.

El-Bialy, El-Gawad Mousa e Ossman (2013) mostrano l’effetto dell’assertività sull’autoefficacia professionale e dal momento che l’autoefficacia ha un impatto sulle prestazioni, sviluppando la tua assertività diventerai anche più produttivo.

Tomaka e al. (1999) mostrano che le persone con un livello più alto di assertività sperimentano un livello inferiore di stress.

Kim (2016) mostra che le formazioni sull’assertività riducono l’effetto dello stress lavorativo.

Riassumendo, sviluppare l’assertività può ridurre lo stress e dato che lo stress ha un effetto negativo sulla produttività (Halkos e Bousinakins, 2010), aumentare l’assertività ti consentirà di migliorare la tua produttività.

Consiglio pratico: migliora la tua assertività

Prepara una tabella di 6 colonne, nella:

prima, scrivi la situazione nella quale vorresti diventare più assertivo
seconda, identifica cosa ti impedisce di essere assertivo
terza, nota l’impatto che questa situazione ha sulla tua vita
quarta, definisci il prezzo che pagherai se non cambi questa situazione
quinta, nota i benefici che otterrai se agisci subito
sesta, pianifica la prima azione che intraprenderai per diventare più assertivo nella tua vita privata o professionale

Programma queste azioni nella tua to-do list ed eseguile. In questo modo, sarai in grado di migliorare la tua assertività e produttività.

Ora che hai imparato l’importanza di essere assertivo, puoi passare al decimo suggerimento per essere più produttivo, vale a dire pianificando intervalli temporali più grandi per gestire meglio e completare più velocemente i tuoi compiti più importanti.

10 – Pianifica periodi di tempo più lunghi per gestire un’attività lunga e terminarla

Alcuni compiti importanti richiedono molto più tempo di altri e non possono essere completati in un giorno. Mobilitano più attenzione e quindi molte energie fisiche e mentali.

Inoltre, queste attività sono spesso complesse perché richiedono l’implementazione di più competenze. Inoltre, a volte richiedono una maggiore capacità di risolvere problemi imprevisti che li rendono ancora più complessi.

Per tutti questi motivi, è auspicabile pianificare dei periodi di tempo più lunghi per progredire in modo più efficace nel completamento di questi compiti.

Idealmente, è possibile assegnare all’attività più importante della giornata fino al 50% del tempo di lavoro giornaliero. Scomponendo quest’attività in intervalli di tempo più piccoli interrotti da pause di durata variabile che tengano conto del tuo livello di energia, potrai restare maggiormente produttivo.

È anche importante evitare qualsiasi tipo di distrazione mentre ti concentri su questi compiti principali. In questo modo eviterai di perdere tempo per rifocalizzarti sulla tua attività prioritaria.

Pianifica questi intervalli di tempo più ampi tenendo conto del tuo cronotipo ed evita il multitasking in quanto riduce le prestazioni soprattutto per le attività difficili.

Dedicare più tempo al compito più importante della giornata, ti consentirà di lavorare con maggiore serenità, mantenere una buona produttività e terminare i tuoi progetti rispettando le tue scadenze. Agire in modo diverso ti metterà sotto la pressione e come le mostrano Sanjram e Meenakshi (2013), fare ciò ha un effetto negativo sulle prestazioni.

Reinhard e Dickhäuser (2009) mostrano che quando le aspettative di rendimento sono elevate, le prestazioni sono migliori per compiti difficili, se la motivazione cognitiva (o il bisogno di cognizione) e le capacità cognitive sono alte.

In linea con i risultati di questo studio, per gestire meglio i tuoi compiti importanti e stimolanti, dovresti concentrarti su quelli:

che mobilitano maggiormente le tue capacità intellettuali
che ti motivano davvero
per i quali ti aspetti di ottenere risultati eccezionali

Consiglio pratico: pianifica tra 3 e 5 ore al giorno per l’attività più importante della tua giornata

Pianifica il giorno prima nella tua lista di cose da fare l’attività più importante della giornata e assegna a quest’attività almeno 3 ore senza distrazioni, senza cambio di attività, senza multitasking.

Pianifica le pause in base alla durata del tuo intervallo di tempo.

Se l’intervallo temporale per l’attività più importante è di 2 ore, è possibile lavorare un’ora, pianificare una pausa di 20 minuti e quindi terminare la seconda ora.

Se, tuttavia, il tuo intervallo temporale è di 4 o 5 ore, avrai bisogno di più pause. Ad esempio, 1 ora di lavoro, 20 minuti di pausa, 1 ora di lavoro, 25 minuti di pausa, 1 ora di lavoro, 30 minuti di pausa e così via.

Fare queste pause è come sai essenziale per mantenere una buona produttività.

Prevedendo più intervalli temporali per le attività prioritarie, sarai in grado di diventare più produttivo sul lavoro.

Ora che hai capito l’importanza di programmare intervalli temporali più ampi per svolgere i tuoi compiti più importanti, puoi passare all’undicesimo consiglio su come diventare più produttivo, cioè limitando le tue distrazioni.

11 – Limita le distrazioni

Siamo tutti esposti a molteplici fonti di distrazione che incidono sulla nostra produttività.

Come hai visto prima, uno dei modi più efficaci per gestire le distrazioni causate dal tuo ambiente professionale o personale è quello di sviluppare la tua assertività.

Ma le distrazioni non sono solo le persone con cui interagisci.

La maggior parte di queste distrazioni sono sotto il nostro controllo ma non tutte. Ad esempio, Lee, Gino e Staats (2012) studiano l’impatto delle condizioni meteorologiche sulla produttività sul lavoro, dimostrando che la produttività è migliore quando il tempo è brutto. Questi autori spiegano questo risultato affermando che quando il tempo non è buono le persone non perdono tempo a pensare a cosa potrebbero fare fuori e quindi rimangono più concentrate sui loro compiti lavorativi.

Kathy e Parminder (2007) mostrano che i fattori sonori e visivi possono avere un impatto negativo sulle prestazioni lavorative perché rappresentano degli elementi di distrazione.

Ciò significa che per migliorare la tua produttività, devi eliminare o ridurre ciò che può influenzare la tua attenzione.

Un modo per ridurre l’impatto delle distrazioni è aumentare il controllo sul tuo ufficio. In questo senso, Lee e Brand (2010) mostrano che la sensazione di controllo sugli aspetti fisici dell’ambiente di lavoro influenza la relazione tra distrazioni percepite e prestazioni percepite.

Allo stesso tempo, eliminare completamente le distrazioni può essere negativo per alcune persone. In questo senso, Mark e al. (2017) mostrano che l’installazione di site blocker aumenta la produttività delle persone con meno autocontrollo in termini di esposizione alla distrazione, ma anche lo stress percepito da questi individui.

Ciò significa che ogni persona deve trovare il giusto equilibrio in termini di controllo delle distrazioni. Un modo per controllare le tue distrazioni è sviluppare il tuo autocontrollo per uscire dalle tue abitudini improduttive. In questo senso, Tice e al. (2007) mostrano che le emozioni positive possono aumentare l’autoregolazione dei nostri comportamenti.

Consiglio pratico: gestisci i comportamenti improduttivi utilizzando le tue emozioni positive

Innanzitutto, identifica la natura delle tue distrazioni.

Si tratta degli altri, di te stesso e di fattori sui quali hai un controllo?

Successivamente, prepara una tabella di cinque colonne, e scrivi nella:

prima, la fonte della distrazione
seconda, l’emozione che stai provando
terza, l’impatto di questa situazione sulla tua vita
quarta, l’emozione che potrebbe aiutarti a percepire la situazione in modo diverso
quinta, cosa farai per far fronte a questa distrazione

Usando l’emozione più adatta alla tua situazione e non solo alla tua forza di volontà, inizierai a riprendere il controllo di vari fattori che perturbano la tua produttività e il tuo benessere.

Ora che capisci l’importanza di limitare le distrazioni usando a tuo vantaggio le emozioni più appropriate, è tempo di passare al dodicesimo suggerimento su come diventare più produttivi sul lavoro, cioè ascoltando la musica giusta.

12 – Ascolta la musica giusta

La ricerca in psicologia e in altre discipline studia da diversi anni l’effetto potenzialmente benefico della musica sul benessere e sulle prestazioni in diverse aree. In questo senso, Lesiuk (2010) mostra l’effetto positivo della musica che preferiamo nello svolgimento di compiti con elevate esigenze cognitive.

Ma alcune musiche sono più adatte di altre e come mostrano Yi-Nuo, Rong-Hwa e Hsin-Yu (2012), la musica di sottofondo cantata riduce la produttività e l’attenzione ed è meglio preferire la musica senza parole.

Allo stesso modo, Haake (2011) mostra che la possibilità di scegliere la propria musica è un elemento importante per migliorare sia il benessere che le prestazioni sul lavoro, e l’analisi statistica indica che l’uso delle cuffie può migliorare ulteriormente alcune delle funzioni della musica in lavoro.

Riassumendo, anche se non siamo ancora in grado di spiegare gli effetti della musica sul nostro comportamento, le ricerche sopra menzionate sembrano mostrare un effetto positivo della musica sul nostro funzionamento.

Consiglio pratico: scegli e ascolta la musica che migliora la tua concentrazione

Prepara in anticipo la musica adattata alle attività che desideri svolgere nella tua giornata.

Idealmente, opta per della musica senza parole che migliora la concentrazione e il benessere.

Sfruttando questo stato di benessere massimizzerai le tue possibilità di essere più produttivo e gestire meglio lo stress professionale.

Ora che conosci l’importanza di creare un ambiente lavorativo più piacevole godendoti della buona musica, puoi passare al nostro tredicesimo consiglio, vale a dire sviluppare abitudini più produttive.

13 – Sviluppa abitudini più produttive

Sviluppare abitudini più produttive è importante non solo per i risultati che ottieni ma soprattutto per il tuo benessere.

Ciò ti consentirà di fare meno affidamento sulla tua volontà e di progredire più automaticamente per semplice abitudine.

Il modo migliore per sviluppare nuove abitudini è ripeterle abbastanza a lungo da non dover più pensarci.

Un’abitudine estremamente produttiva è quella di fare pause regolari tra i diversi compiti. Come dimostrato da Epstein, Avrahami e Biehl (2016) fare delle pause per recuperare energia può migliorare la produttività sul lavoro.

Un’altra abitudine produttiva è personalizzare il tuo spazio di lavoro. In questo senso, Greenaway, Thai, Haslam e Murphy (2016) mostrano che progettare uno spazio di lavoro che enfatizza l’identità dei dipendenti, migliora la produttività individuale e collettiva.

Le emozioni che proviamo hanno anch’esse un impatto sulla nostra produttività. Le difficoltà sono sempre a nostra disposizione, ma abbiamo la scelta di vedere il bicchiere mezzo pieno e progredire senza perdere la nostra fiducia. In questo senso, Lam (2010) mostra che le persone che provano emozioni piacevoli sperimentano una migliore produttività.

Più specificamente, Oswald, Proto e Sgroi (2015) mostrano che essere felici ha un impatto positivo sulla produttività.

Un altro fattore importante per il tuo benessere e produttività è la qualità dell’aria. In questo senso, Fisk e Rosenfeld (1997) mostrano che la qualità dell’ambiente interno ha un impatto positivo sulla salute e sulla produttività.

La luminosità ha anche un effetto sulla produttività, come mostrato da Juslén (2007).

Consiglio pratico: identifica le tue abitudini non produttive e sostituiscile con quelle che ti renderanno la vita più semplice

Scrivi un elenco di abitudini produttive che hai già e accanto a ciascuna di esse ciò che questa abitudine ti consente di ottenere.

Poi, pensa ad altre abitudini che dovresti includere in questo elenco e annota accanto a ciascuna di esse i benefici che potrebbero portarti.

Successivamente, scrivi un elenco delle tue abitudini improduttive e nota accanto a ciascuna di esse:

l’impatto che ha su di te
il prezzo da pagare se non lo la elimini
i vantaggi che otterrai gestendola il prima possibile

Quindi, pianifica nella tua to-do list le azioni che desideri implementare per sbarazzarti di queste cattive abitudini.

Ogni volta che ti rendi conto che stai rispettando una nuova abitudine produttiva, concediti subito una ricompensa. E quando quell’abitudine diventa parte integrante del tuo comportamento, concediti una ricompensa ancora più grande.

Ora che hai imparato l’importanza di sviluppare abitudini più produttive, puoi scoprire il nostro ultimo consiglio per diventare ancora più produttivo, cioè visualizzandoti produttivo.

14 – Visualizzati produttivo

Nel campo dello sport e delle arti, l’uso della visualizzazione è una pratica estremamente diffusa.

La ricerca in questi settori ha confermato l’efficacia di questa strategia nella gestione dello stress e nel miglioramento delle prestazioni.

In questo senso, Driskell, Coppel e Moran (1994) eseguono una meta-analisi della letteratura sulla visualizzazione, dimostrando che la pratica della visualizzazione mentale di un determinato compito ha un effetto positivo sulle prestazioni, in particolare per i compiti che mobilitano le capacità mentali dell’individuo.

Che si tratti di un compito intellettuale o fisico, la ripetizione mentale regolare di una determinata azione permette di diventare più efficaci nella la fase d’esecuzione.

Riassumendo, la visualizzazione permette di esplorare virtualmente una situazione preparando il terreno per sperimentare un maggior successo nella vita reale.

Consiglio pratico: utilizza la visualizzazione a tuo vantaggio

La sera prima di andare a letto o al mattino presto, visualizza te stesso mentre completi con successo i compiti più importanti della giornata.

Osservati mentre agisci nel modo più adatto alla tua situazione professionale o personale.

Ripeti questa visualizzazione per 5-10 minuti fino a quando non senti le emozioni positive del tuo successo.

Poi, al culmine delle tue emozioni, fai un gesto a tua scelta per ancorare nel tuo subconscio questa emozione.

In tal modo potrai utilizzare quest’ancora mentale per metterti nello stato psichico desiderato prima e durante l’esecuzione delle tue attività.

Conclusione finale su come essere più produttivi

In questo articolo, ho introdotto 14 suggerimenti per aiutarti a essere più produttivo sul lavoro e nella tua vita privata.

Questi suggerimenti sono il risultato della ricerca scientifica e al fine di implementarli subito nella tua vita, ti ho proposto 14 consigli pratici per migliorare rapidamente la tua produttività.

Se ti è piaciuto questo articolo, condividilo con le persone che conosci e che come te desiderano migliorare la loro produttività e il loro benessere.

Se siete interessati al tema della produttività, vi invito a consultare tutti i miei articoli sulla produttività.

Se vuoi testare l’efficacia di un coaching di gestione del tempo per migliorare la tua produttività e il tuo benessere, scrivici tramite il nostro modulo di contatto per un primo appuntamento gratuito.

Questo articolo è disponibile anche in altre lingue

English: 14 tips to be more productive at work and in your private life

Français : 14 conseils pour être plus productif au travail et dans votre vie privée